Aufräumen unserer intelligenten Müllhalde auf dem Netzlaufwerk

[Jochen]

Nun geht's los mit dem Aufräumen, da der Wildwuchs - verursacht durch 10 Spitzenkräfte - beschränkt werden muss. Ich sah es schon vor Jahren kommen. Jeder speicherte so ab wie er meinte.

3 Hauptkategorien werden es.
Administration, Projekte, Dokumentation

In Projekte kommen Anfragen, Angebote und die Projekte selber. Das ist noch einfach.
Ich suche nach möglich einfachen Fragen die eindeutig abfragen, was in Administration und Dokumentation kommt. Ich weiss schon was der Unterschied ist, aber ... Evtl. habt Ihr eine Idee.

Also Qualitätsmanagement kommt in Administration ---> hallo thyr 

Also in Administration kommt rein
Brauche ich die Datei wenn der Chef stirbt ? krasse Frage ? oder ...
Brauche ich die Datei um die Firma nach aussen zu präsentieren ?

Ich lasse mal alle Ordner durchforsten um zu entscheiden wo er hin muss. In OS X wäre das ja elegant mit Etiketten zu lösen, aber unter XP ?

Jochen

[radneuerfinder]

Die Definitionen von hier:
http://www.a-p-dok.com/
reichen nicht?

[Jochen]

Die Definitionen von hier:
http://www.a-p-dok.com/
reichen nicht?

Nee 

Übrigens habe ich die Dame schon eingeladen

Jochen

[Thyrfing]

Nun geht's los mit dem Aufräumen, da der Wildwuchs - verursacht durch 10 Spitzenkräfte - beschränkt werden muss. Ich sah es schon vor Jahren kommen. Jeder speicherte so ab wie er meinte.

3 Hauptkategorien werden es.
Administration, Projekte, Dokumentation

In Projekte kommen Anfragen, Angebote und die Projekte selber. Das ist noch einfach.
Ich suche nach möglich einfachen Fragen die eindeutig abfragen, was in Administration und Dokumentation kommt. Ich weiss schon was der Unterschied ist, aber ... Evtl. habt Ihr eine Idee.

Also Qualitätsmanagement kommt in Administration ---> hallo thyr 

Also in Administration kommt rein
Brauche ich die Datei wenn der Chef stirbt ? krasse Frage ? oder ...
Brauche ich die Datei um die Firma nach aussen zu präsentieren ?

Ich lasse mal alle Ordner durchforsten um zu entscheiden wo er hin muss. In OS X wäre das ja elegant mit Etiketten zu lösen, aber unter XP ?

Jochen

Ich könnte dir jetzt tatsächlich eine ganze Menge dazu erzählen, da ich das auch mal gemacht habe, aber alles was nicht durch die Firmenleitung eingebracht wird, ist nutzlos. Heute bin ich wirklich froh, dass wir eine zentrale IT haben, der ich auf den Senkel gehen kann.

Es muss in jedem Fall der Datenschutz gewahrt bleiben. Persönliche Daten haben dort, wenn der Zugriff über Berechtigungen nicht eingeschränkt wird, nichts zu suchen.

Habt ihr Datenschutzbeauftragte? Gibt es eine IT?

[Jochen]

Habt ihr Datenschutzbeauftragte? Gibt es eine IT?

Gibt es alles.

Es geht eher darum wie organisieren wir am besten unsere elektronische Ablage.
In Administration kommen mehr die betriebswirtschaftlichen Dinge
wie das
In Dokumentation halt Dinge die man benötigt auch wenn ein Projekt abgeschlossen ist
Berichte, Beschreibungen der verschiedenen Versuchseinrichtungen, Literatur usw.

Jochen

[radneuerfinder]

Wirds einen Erfahrungsbericht geben? *neugierig*

[Jochen]

Wirds einen Erfahrungsbericht geben? *neugierig*

Ja die Dame war da.
Jetzt schauen wir demnächst erst mal bei anderen Firmen nach, die nach dem System a-p-dok ablegen.

Jochen

[radneuerfinder]

Jetzt schauen wir demnächst erst mal bei anderen Firmen nach, die nach dem System a-p-dok ablegen.

Und? Ist A-P-Dok noch aktuell?

[Jochen]

Und? Ist A-P-Dok noch aktuell?

Ja, wollen Anfang Dez. noch mal einen Anlauf nehmen.

Jochen

[Jochen]

Und? Ist A-P-Dok noch aktuell?

Ja, wollen Anfang Dez. noch mal einen Anlauf nehmen.

Jochen

Im Dez. hat es nicht geklappt, da Referenzfirma die A-P-DOK einsetzt, nicht konnte.

Neuer Anlauf im März 2010.

Kann ich mir auf einem PC mit XP eine Liste ausdrucken, die alle Ordner mit Unterordnern mit UnterUnterordnern mit UnterUnterUnterordnern ... enthält.

Möchte die dann Kategorien zuordnen.
Die Kategorien lege ich dann fest wenn ich die Liste mit dem Bestand habe.

Ich bin mir fast gewiss, dass wir Ordner mit gleichem Inhalt auf verschiedenen Ebenen haben.

Jochen

[Jochen]

Möchte die dann Kategorien zuordnen.
Die Kategorien lege ich dann fest wenn ich die Liste mit dem Bestand habe.

Ich bin mir fast gewiss, dass wir Ordner mit gleichem Inhalt auf verschiedenen Ebenen haben.

Jochen

Nun habe ich mal mit TreeSize Professional unser Abteilungslaufwerk scannen lassen.
Ergebnis direkt in Excel darstellbar.
Da auch Ordner dargestellt werden, kann ich nach Ordner mit gleichem Namen filtern und bekomme diese mit Pfad angezeigt.
Aha -> warum liegen da gleiche Ordner (also mit gleichem Namen) auf verschiedenen Ebenen ?
Beispiele:
"Normen" gibt es auf 5 verschiedenen Ebenen.
"Technische Daten" gibt es auf 4 Ebenen.
"Vordrucke" gibt es auf 3 Ebenen.
usw.
Das kann man doch vereinheitlichen ?

Jochen

[MacFlieger]

Nur weil die gleichen Ordner auf verschiedenen Ebenen liegen, muss das ja nicht unbedingt falsch sein.
Z.B. organisiere ich Projekte in Ordnern, d.h. ein Projekt ein Ordner. In diesen Ordnern gibt es dann natürlich auch Unterordner zur weiteren Unterteilung und in vielen gibt es einen Unterordner "Layout".
Also kommt dieser Ordner "Layout" (aka Technische Daten) insgesamt häufig vor.
Man könnte natürlich auch nur einen Ordner "Layout" anlegen und in diesem Unterordner für jedes Projekt. Nur dann würden sich Projektdaten auf viele Ordner verteilen und dann wären die Projektordner mehrfach vorhanden.

Ich denke, man muss einfach eine logische Struktur für die eigene Problematik/Arbeitsweise entwickeln und diese dann durchziehen.

[Jochen]

Nur weil die gleichen Ordner auf verschiedenen Ebenen liegen, muss das ja nicht unbedingt falsch sein.

Korrekt

Ich denke, man muss einfach eine logische Struktur für die eigene Problematik/Arbeitsweise entwickeln und diese dann durchziehen.

Korrekt.
Wer ist "man" In meinem Fall sind "man" 10 Kollegen die alle irgendwo halbwegs sinnvoll aus Ihrer persönlichen Sicht ablegen.
Mittlerweile gibt es da eine Vielzahl von Ordnern - 4 stelliger Bereich - die ähnliche oder gleiche Dokumente mit gleichem Merkmal haben.
Da findet man sich nicht mehr zurecht.
Nicht das Ablegen ist das Problem sondern das wieder finden.

Zitat:
Wo das Chaos auf die Ordnung trifft, gewinnt meist das Chaos,
weil es besser organisiert ist

Jochen

[MacFlieger]

Wer ist "man" In meinem Fall sind "man" 10 Kollegen die alle irgendwo halbwegs sinnvoll aus Ihrer persönlichen Sicht ablegen.

In Deinem Fall ist "man" die Gruppe. Es muss gruppenweit sich auf ein Konzept geeinigt werden und dieses dann zwingend für alle benutzt werden. Sonst geht es meiner Meinung nach schief.
Ob man so eine Ordnung wirklich durchsetzen und durchhalten kann, liegt dann natürlich an eurer Gruppe. Einfach ist das meist nicht.

[Jochen]

Wer ist "man" In meinem Fall sind "man" 10 Kollegen die alle irgendwo halbwegs sinnvoll aus Ihrer persönlichen Sicht ablegen.

In Deinem Fall ist "man" die Gruppe. Es muss gruppenweit sich auf ein Konzept geeinigt werden und dieses dann zwingend für alle benutzt werden. Sonst geht es meiner Meinung nach schief.
Ob man so eine Ordnung wirklich durchsetzen und durchhalten kann, liegt dann natürlich an eurer Gruppe. Einfach ist das meist nicht.

Ich weiss, jeder klagt ja der unser Laufwerk nutzt. Da wir nun auch eine motivierte neue Sekretärin haben beschlossen wir beide uns mal an das Aufräumen zu machen.

Jochen