Aufräumen unserer intelligenten Müllhalde auf dem Netzlaufwerk

[Thyrfing]

Meist funktioniert dies nur, wenn man mit Zugriffsberechtigungen hantiert. Heißt, nicht jeder darf neue Ordner anlegen oder löschen.

Bei uns sieht es in etwas so aus (stark reduzierter Ausschnitt):

QMM/
 /QMM2
   /System Dokumentation
   /SAP Dokumentation
 /QMM5
  /Lieferanten
etc...

So hat die Abteilung QMM einen festvorgebenen Baum und nur die Kollegen aus z.B. QMM2 können in QMM2 ablegen. Alle anderen haben nur Leseberechtigungen. Kollegen, die wie ich ausschließlich Projektarbeit leisten, haben überall kompletten Zugriff.

[Jochen]

Bezüglich Ablage werde ich vorschlagen nach Prozessen abzulegen.
Ist dann stimmig mit:

DIN ISO 15489
Informationen und Dokumentation - Schriftgutverwaltung

Jochen

[Thyrfing]

Bezüglich Ablage werde ich vorschlagen nach Prozessen abzulegen.

Aus meiner Erfahrung heraus gibt es nur eine Ablage, die wirklich wirkt: Alphabetisch.

Ist dann stimmig mit:

DIN ISO 15489
Informationen und Dokumentation - Schriftgutverwaltung

Jochen

Ggf. gilt für euch bei einigen Dokumenten auch eine Aufbewahrungsfrist? Dann müssen diese in einem unveränderlichem Originalformat mehrfach gesichert an verschiedenen Orten aufbewahrt werden.
z.B. Qualitätsaufzeichnungen zu Produkten z.Z. 15 Jahre --> das ist schon eine Herausforderung.

[Jochen]

Bezüglich Ablage werde ich vorschlagen nach Prozessen abzulegen.

Aus meiner Erfahrung heraus gibt es nur eine Ablage, die wirklich wirkt: Alphabetisch.

Aha, da bin ich und Andere anderer Meinung

Jochen

[Jochen]

Ggf. gilt für euch bei einigen Dokumenten auch eine Aufbewahrungsfrist? Dann müssen diese in einem unveränderlichem Originalformat mehrfach gesichert an verschiedenen Orten aufbewahrt werden.
z.B. Qualitätsaufzeichnungen zu Produkten z.Z. 15 Jahre --> das ist schon eine Herausforderung.

Das Gesetz sagt dazu
Unabhängig davon kann man als Hersteller länger aufbewahren -> Thema Produkthaftung ?!

Das Thema elektronisches Archiv rückt bei uns im erst langsam in den Blickpunkt.
Unterlagen in Papierform habe ich für meinen Zuständigkeitsbereich noch aus 1970.
Da bin ich besser ;-)

Jochen

[Jochen]

Thema Produkthaftung

Jochen

[Jochen]

Wirds einen Erfahrungsbericht geben? *neugierig*

Erstes Feedback.

Vor zwei Wochen haben wir uns eine Referenzfirma angeschaut.
Morgen mache ich eine kleine interne Präsentation an der zwei Kollegen (Katalysatoren) teilnehmen, nebst der Dame die für A-P-DOK steht.
Dient dazu die Präsentation zu optimieren um sie dann allen Kollegen vorzustellen.

Mal schauen wie es weiter geht 

Jochen

[Jochen]

Bin selber erstaunt wie die Zeit verfliegt.

Also am Samstag Inhouse Workshop durchgeführt
Montag / Dienstag Begehung Büros und Werkstätten durchgeführt.
Wunder waren nicht zu erwarten, aber Motivationsschub die Ablage (physische Ordner und virtuelle Ordner) etwas anders zu organisieren.
Abnahmebericht nächste Woche mit Vorschlägen in schriftlicher Form.

Es bleibt interessant, da insbesondere die jüngeren Mitarbeiter positiv mitgearbeitet haben und dankbar waren, dass da was passiert.

Jochen
 

[radneuerfinder]

"Mitarbeiter des IBM-Forschungsinstituts in San José (Kalifornien) beobachteten 345 erfahrene Nutzer bei insgesamt 85.000 Mail-Zugriffen. Das Ergebnis ist eindeutig, das Modell Sickergrube überlegen: Die Mails schlicht im Eingang zu belassen und bei Bedarf zu suchen, ist effizienter und spart Zeit. Wer sich dagegen ein ausgeklügeltes System aneignet, scheitert häufiger daran, wichtige Informationen zügig zu finden":
http://www.spiegel.de/karriere/berufsleben/0,1518,764737,00.html