Ablage von Unterlagen und tagclouds

[Jochen]

Mal so als Denkanstoss

Man kann ja Unterlagen nach geewissen Kriterien ablegen.

1) Projekte
Projekt A
Projekt B
Projekt C

2) Unterlagenart
Text
Video
Foto


3) usw. bzw noch andere Kriterien und Kategorien.

Dann speichert man die Dateien in vorher definierte Schubladen

Aber man kann ja auch den Dateien Suchbegriffe beifügen und die Dateien dann über tagclouds wiederfinden.

Habt Ihr euch mal darüber Gedanken gemacht was sinnvoller ist und habt Ihr mit tagclouds schon mal experimentiert. Kennt Ihr ein Programm welches so tagclouds erzeugt ?

Jochen

[Florian]

Da scheiden sich die Geister.

Wenn Du voll auf David Allen vertraust: Verschiedene Ablagesysteme würden sich kaum je lohnen, er schlägt ein System A-Z vor.
Ist halt die Frage, ob das bei den million-dutzend Dateien auch Sinn macht.

Der Finder kann ja im Verbund mit Spotlight schon einiges mit Tags anfangen.

Eine Tag-Wolke zeigt doch nur, welche tags häufiger vertreten sind, sind also eine Form der Statistik, für die Navigation halte ich das für eher unbrauchbar. Über Tags seine Sachen sortieren und halbautomatisch anzeigen dagegen eine potentiell gute sache, nur muss man halt wirklich immer tagen/labeln - aber das hat uns GTD oder schon die Oma ja gelehrt, oder?

Sehr stark auf Tags und andere Metadaten setzt das Programm Leap: http://www.ironicsoftware.com/leap/
Mit seinen Kompagnons, insbesondere Yep, wird das womöglich eine runde Sache.

Habe mich aber noch nicht darauf eingelassen, insofern keine Empfehlung.

[Jochen]

Ich bin halt immer bestrebt - da ich faul bin - mir und uns die Arbeit zu erleichtern.
Das mit den tags würde ich mal probieren wollen, da wir heute ein Dokument EXCEL gesucht haben, von dem wir nicht wussten wie es heisst und wo es ganau liegt.
Netzlaufwerk und WIN XP.
Den Ablageorte konnten wir allerdings eingrenzen.

Suchen nach Inhalten ist ja unter WIN nicht so elegant wie unter OS X

Ein Kollege hat dann über die Mittagszeit die Suche nach *.xls laufen lassen und durch geistiges Nachdenken und Vermutungen fanden wir es.

Das mit tags wäre evtl. eine Hilfe, wenn die Kollegen (4 - acht ) beim Abspeichern vordefinierte tags einfügen könnten. Man müsste es halt mal ausprobieren.
Muss allerdings unter WIN laufen.

Ich habe dann mal kurz demonstriert, wie unter OS X nach Inhalten gesucht wird.
Da blieb denen natürlich der Mund offen ;-)
Das mit leap teste ich auch mal.

Jochen

[Jochen]

Also ich habe mal leap installiert. Ist mit zu umfangreich. Ist auf den ersten Blick ein Finder Ersatz.
Ich dachte eher an ein Programmfenster welches man bei Bedarf in den Vorderrund ruft oder welches automatisch beim Speichern einer Datei automatisch erscheint mit tag Vorschlägen, die man anklickt um sie zu übernehmen.

Ein Beispiel erstellt. Die tags werden als Spotlight Kommentare abgespeichert

Jochen

[radneuerfinder]

Für XP läßt sich da mittlerweile was nachrüsten:
http://www.heise.de/newsticker/Windows-Search-4-0-Finale-Version-erhaeltlich--/meldung/109059

Zum suchen ohne Spotlight unter OS X empfehle ich EasyFind:
http://www.heise.de/software/download/easyfind/33741

[Thyrfing]

SOHO Notes kann das und demnächst auch DEVONthink 2.0.

Unter Win kann man das mittlerweile mit den Dateieigenschaften lösen. Dort gibt es Kategorien und Schlagwörter. Danach kann man dann im Finder suchen.

Alles in allem hilft nur eine klassische und gut geführte Dateiablage mit allen Konsequenzen, egal in welchem Programm oder System ich mich befinde.

Ich lege alle meine Daten (PDF-Dokumente) in DT ab.

[Florian]

Stellt sich noch die Frage, ob man mit vier bis acht Personen und womöglich sehr vielen Dateien wirklich weiterkommt, wenn man jetzt auf Tags umstellt.
Zum einen muss man den Leuten das erstmal beibringen. Meiner (beschränkten) Erfahrung nach lässt sich aber gerade bei der Ablage niemand reinreden, schließlich „machen wir das schon immer so“.
Und dann muss auch Jeder immer und richtig taggen. Kollege A macht das falsche Label drauf und nie mehr war's gefunden. Also dann doch wieder Volltextsuche und/oder der mühsame Blick in viele Dateien.

DevonThink ist in der Tat für PDFs (und auch andere Dokumente) sehr gut,  da stimme ich Thyrfing ausnahmsweise zu.
Hast Du, Thyrfing - oder Jemand anders - eigentlich die Office-Version? Könnte ich allmählich wohl doch brauchen, um die Papierberge effizienter zu bekriegen. Lohnt das? Wie gut ist die OCR?

[Thyrfing]

Ich habe nicht die Office Version, allerdings scanne ich durchaus Dokumente als Text ein. Der ist dann aus dem  PDF wie Text zu kopieren.
Scheinbar ist die Erkennung von meinem Scanner recht gut.

[Jochen]

SOHO Notes kann das und demnächst auch DEVONthink 2.0.

Hast Du die beta schon getestet ?

Unter Win kann man das mittlerweile mit den Dateieigenschaften lösen. Dort gibt es Kategorien und Schlagwörter. Danach kann man dann im Finder suchen.

Unter XP ? Kann man da vordefinierte Schlagwörter verwenden ?

Alles in allem hilft nur eine klassische und gut geführte Dateiablage mit allen Konsequenzen, egal in welchem Programm oder System ich mich befinde.

Stimmt. Team muss allerdings dazu erzogen werden

Ich lege alle meine Daten (PDF-Dokumente) in DT ab.

DT=OS X > ?=XP

[Thyrfing]

Ich schrieb extra "meine" Daten. Firmendaten haben auf meinem Mac nichts zu suchen. 

Vordefinierte Schlagwörter nicht, aber man kann in den Dateieigenschaften in z.B. allen Officedateien Kategorien und Suchwörter eingeben. Bei uns im Konzern gibt es von der zentralen Datenverarbeitung genaue Angaben, was dort wann einzutragen ist.

[radneuerfinder]

Ich finde taggen aufwendiger/anstrengender (es sind mehr Klicks und Tasteneingaben notwendig) als Dateien in Ordner zu schmeißen. Faulheit siegt, also bleibe ich bei der Ordner Ordnung.