Fragen zu OmniFocus

[MacFlieger]

Um auf OmniFocus zurück zu kommen:
Ich habe gerade die beiden frei verfügbaren VideoPodcasts von "Screencasts online" über OmniFocus auf dem Mac und iPhone gesehen. Sieht sehr interessant aus. Ich hab mal ne Weile mit iGTD rumgespielt, aber auf Leo funktioniert das gar nicht mehr und so richtig prickelnd war es auch nicht.
Ihr benutzt ja beide OmniFocus. Lohnt sich das wirklich oder sollte man gewisse Mindestanforderungen an die eigene Komplexität der Arbeit haben um sinnvoll zu sein.
Beide Programme zusammen kosten ja immerhin 68€, so einfach für nix will ich das auch nicht ausgeben.
Was mir aktuell wirklich fehlt, ist, dass das iPhone Aufgaben aus iCal/Mail nicht übernimmt. Wenn das funktionieren würde, wäre ich vermutlich auch schon zufrieden.

[Thyrfing]

Tja, wie das zwischen den Programmen funktioniert, ob gut oder weniger gut, kann ich nicht sagen, weil ich kein iPhone habe. Aber der Sync über me.com und OmnFocus klappt vorzüglich, die DB ist sicher und das Programm selber simpel, wenn man will auch komplex, die Lernkurve beträgt, in Zeit gemessen, ungefähr 15-25 Minuten.

OmniFocus kann auch einwandfrei mit iCal abgeleichen, allerdings hilft dir das bei deinem iPhone-Problem wenig. Man kann doch die Programme auch testen, oder nicht? OmniFocus zumindest gibt es als Testversion. Das iPhone-Programm kenne ich leider nicht.

[Jochen]

Ich versuche Omnifocus seit einiger Zeit in meiner Firma zu nutzen. Finde es ganz gut.
WER soll WAS bis WANN erledigen.
Das WAS und WANN klappt gut. Leider gibt es da noch keine Rubrik für WER. Den Kontexten habe ich WAS zugeordnet. WANN ergibt sich ja unmittelbar aus den Terminen. Die vorgeschlagene Möglichkeit bei den Kontexten mit "Mitarbeiter:WAS" zu arbeiten finde ich leider nicht so elegant. Evtl. hat ja Thyr hier einen Vorschlag.

Jochen

[Thyrfing]

Äh, OmniFocus ist ein persönlicher Taskmanager, ein WER ist dort nicht vorgesehen.

Aber, wenn schon so, dann würde ich den Mitarbeiter zum Kontext machen und nicht das WAS. Also, WER wird der Name des betreffenden MAs als Kontext (entspricht im GTD dann "Leute"), das WAS steht ja in der Aufgabenbeschreibung oder in den Notizen dazu, WANN hast du selber erklärt.
Das alles kann dann noch übergeordneten "Projekten" zugeordnet werden.

Im Bearbeitungsmodus kannst du dir dann entweder alles nach Projekten anzeigen lassen, nach MA oder nach Termin, oder oder oder...

[MacFlieger]

Danke für Eure Antworten.
Da ich ja weiß, dass ihr beide kein iPhone habt, bezog ich mich mit meiner Frage nur auf OmniFocus selber. Die Funktion der iPhone-App kann man in dem Podcast recht gut sehen.

Ich frage mich aktuell nur, ob OmniFocus für meine Zwecke nicht mit Kanonen auf Spatzen geschossen ist und daher mehr Arbeit verursacht als spart. Deshalb fragte ich, ab welcher Aufgabenkomplexität ihr OmniFocus für sinnvoll haltet. Wer z.B. nur eine einfache ToDo-Liste zum Abhaken braucht, für den scheint mir OmniFocus überdimensioniert.

Schon beim Ausprobieren von iGTD beschlich mich immer das Gefühl, dass ich bei der Arbeit damit mehr Zeit beim Eintragen, Zuordnen, Bearbeiten, Abhaken etc. verbrauche, als ich sparen kann. Daher bin ich auch bei OmniFocus noch unsicher.
Klar gibt es eine Testversion, aber auch das Testen verbraucht ne Menge Zeit, vor allem muss man erst einmal alle Gruppen, Projekte, Orte, Views, Tasks etc. anlegen, um das ein paar Tage im aktiven Gebrauch zu haben, bevor man etwas beurteilen kann. Daher ja meine Frage an euch Experten.

[Thyrfing]

Ich trage dort nur Dinge ein, die lange in der Zukunft liegen oder noch zusätzliche Schritte benötigen. Alles andere mache ich sofort, was dann nicht sofort geht, wird eingetragen.

Mit den Perspektiven habe ich mich noch gar beschäftigt. Das mache ich, wenn es wirklich kompliziert wird den Überblick zu behalten. Bisher aber unnötig, da OF die "Views", bzw. Tasks, optimal darstellt.
Wie gesagt, man kann es kompliziert benutzen, oder eben ganz simpel.

BTW: Ich mische Papier mit Elektronik... Spart bei mir viel Zeit.

[Jochen]

Ich nutze OF als persönlichen Taskmanager.  
Im Gegensatz zu Thyr nutze ich ihn aber auch nicht nur um mich zu managen. D.h. ich manage dort:
Projekte oder auch immer währende Aktivitäten (QM).

In den unterschiedlichen Projekten liste ich die einzelnen Aktivitäten auf:

Mit Herrn Mayer sprechen wegen Umbau Armatur > Kontext Telefonat
Messstellenliste anfordern > Kontext Email
Versuchsaufbau dokumentieren Kontext > Bericht

Aber man kann auch
Versuchbehälter reinigen > Kontext Arbeitsauftrag
eintragen

Und WER muss das machen ? Herr Laborant X
usw.

Insofern wäre es hilfreich, da ich im Team A oder B unterschiedliche Kollegen beauftrage, einen Zuordnung zu Mitarbeitern zu haben die meine Vorgaben umsetzen müssen.

Jochen

[Thyrfing]

Versuche mal anders an die Sache heranzugehen, dann wird es eindeutiger.

Dein Kontext für den Versuchsbehälter ist nicht der Arbeitsauftrag, sondern Herr Laborant. Das Projekt ist "Arbeitsauftrag".

PS: Ich "manage" nicht nur mich... 

[Jochen]

Dein Kontext für den Versuchsbehälter ist nicht der Arbeitsauftrag, sondern Herr Laborant. Das Projekt ist "Arbeitsauftrag".

Da bin ich anderer Meinung und klar, es gibt verschiedene Auffassungen wie man Projekte definiert.

Zu Projekten. Im allgemeinen Sprachgebrauch und auch gem. gängiger Regelwerke > z. B. PMBOK Guide S 371 ist ein Projekt ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Schaffung eines einmaligen Produkts, einer Dienstleistung oder eines Erebnisses... abgeschrieben ,-)

Projekte sind durch die Eckpunkte Termine, Kosten, Inhalt definiert.

In den Projekten die ich nun manage, werden ein Teil der Tasks durch mich erledigt, z. B. Telefonate, Email aber auch durch andere.
Es gibt wohl keine eindeutige Festlegung wie das hinsichtlich Projekten, Enzelprojekten, Tasks Kontexts usw zu definieren ist.
Auf jeden Fall wäre es für mich hilfreich, wenn ich da in OF einen Hinweis hätte, WER manche Sachen zu machen hat. Wenn ich dann über den Hof gehe oder in die Werkstatt, werde ich ja dann ab und an den Kollegen ansprechen ob die gem. Arbeitsauftrag vom xyz beauftragte Arbeit schon erledigt ist.

Jochen

[Thyrfing]

Nein, da liegst du komplett falsch. Im Sinne des GTD, und dafür ist OF gedacht, ist ein Projekt ein Vorgang, der mehrere Schritte bis zur Erledigung erfordert. Nicht im Sinne eines Projektes, wie du es verstehst, bzw. wie es lt. Norm definiert ist.

Deswegen benutzt du die Kontexte für deine Anforderungen nicht logisch und kommst zu deinen Problemen. Wenn du den Kontext "Herr Maier" hättest, könntest du in OF sofort sehen, was Herr Maier zu erledigen hat.

In OF und GTD (nach D.Allen) ist es ganz klar definiert, wie die Projekte, Tasks und Kontexte zusammenspielen.
Du klammerst dich an eine Vorgehensweise, die lt. GTD nicht angebracht ist. Der Trick ist, einfach loszulassen.
Einfach gesagt, schwierig durchzuführen.

Dein Projekt Arbeitsauftrag beinhaltet verschiedene Aufgaben (Tasks, Arbeitsaufträge), den Aufgaben ordnest du einen Kontext zu (Herr Maier).

Die Aufgabe "Säubern" im Projekt "Arbeitsauftrag" ist dem Kontext "Maier" zugeordnet.

Nun kannst du entweder nach Maier filtern, nach Arbeitsauftrag, nach Termin etc... Dein Fokus liegt ja entweder auf Maier oder auf offene und zu erledigende Arbeitsaufträge.

[Florian]

Macflieger:
Das man viel Zeit fürs Selbst/Projektmanagement aufwendet, ist das große Problem all dieser „Systeme“. Ob nun elektronisch oder auf Papier. Es bringt nur etwas, wenn man es wirklich braucht, um den Überblick zu behalten, weil man sonst noch mehr Zeit verschwendet.
V.a. muss man sich zunächst ein vernünftiges System ausdenken/kopieren und das dann durchziehen. Ich selbst habe schon viel Zeit verschwendet, das optimale System und Programm dazu zu finden! Das kann auch zum Spleen werden und einen regelrecht auffressen.

OmniFocus ist für mich persönlich in der Tat ein Overkill. Was Jochen vorschwebt (WER macht WAS), ist wohl mehr OmniPlan. Dazu habe ich auch eine Meinung… ich find's furchtbar. Aber gut, ist vielleicht prinzipbedingt.

Egal. whatever works.
Mein Tip ist MailTags für Mail.app. Gerade auch für Omni-Focus-User. Vielleicht bringt das dann auch was fürs iPhone (via OF eben)? Kann ich nicht ausprobieren.

[Jochen]

Ich werde Deine Hinweise mal durchdenken, allerdings habe ich keine Probleme damit.
Würde ich Herrn Mayer als Kontext einsetzen hätte ich eine Recource definiert
Würde ich als Kontext einen Arbeitsauftrag definieren hätte ich keine Recource definiert.

Ich werde das mal gedanklich durchspielen, ob das mit deiner Auffassung besser funktioniert, wobei ---
bis auf dass mir WER fehlt, komme ich mit OF klar. also 99 % Management funktionieren und 1% nicht.
Ob dass bei den anderen Manager auch so ist 

Jochen

[Jochen]

OmniFocus ist für mich persönlich in der Tat ein Overkill. Was Jochen vorschwebt (WER macht WAS), ist wohl mehr OmniPlan. Dazu habe ich auch eine Meinung… ich find's furchtbar. Aber gut, ist vielleicht prinzipbedingt.

Die gröberen Sachen mache ich (wir) natürlich mit anderen Tools
Im Einsatz sind: MS Project > logisch, da ich ja in einem weltweit agierenden Konzern "lebe"
Im Test ist: Merlin

OF nutze oder versuche ich zu nutzen für den tagtäglichen Kleinkram, der ja den grössten Teil der Arbeit ausmacht.

Jochen

[MacFlieger]

OK, ich werde mir OmniFocus doch mal genauer anschauen.
Ich habe zwar keine großartigen riesigen Projekte mit x Mitarbeitern und y Resourcen, aber oft habe ich auch Ideen oder Sachen, die ich erst in einiger Zukunft erledigen muss/möchte und die ich ansonsten wieder vergessen würde. So könnte man schön auch geplante Dinge zuordnen und bis zur Erledigung aufbewahren.
Für meine Zwecke würde sicher auch eine viel kleinere, leistungsärmere Lösung ausreichen. Ich habe da auch hier und da schon mal interessante Sachen gesehen, aber die fehlende iPhone-Synchronisierung stört mich da. Wenn doch nur Aufgaben aus Mail/iCal synchronisiert würden, dann wäre ich schon völlig zufrieden. Evtl. passiert das ja mit einem der nächsten Updates?
Naja, ich schaue mal. Bis zum 15.1. gibt es ja auch noch 10% Rabatt für Screencast Online-Zuschauer (kann ich nur immer wieder empfehlen).

[Jochen]

OK, ich werde mir OmniFocus doch mal genauer anschauen.

Provision Provision Provision   
Jochen