Konventionelle Archivierung vs. elektronische Archivierung

[Jochen]

Konventionelle Archivierung.

Daten aus Versuchen die vor 30 bis 10 Jahren durchgeführt wurden, sind in Papierform in Leitz Ordnern im "Archiv" gespeichert.
30 Jahre nicht gross drum gekümmert ausser dass ich mal eine Datenbank angelegt habe und auch pflege, in der ich nach Stichworten suchen kann und ich als Ergebniss die Ordnernummer angezeigt bekomme, sodass ich flugs ins Archiv kann um den entsprechenden Ordner zu ziehen.

Nun ist das Arbeitsgebiet wieder aktuell und dass Internet steht mir u.a. als unermesslich grosser Datenpool zur Verfügung.
Datenfiles downloaden, ausdrucken und in Ordnern abspeichern ?

Elektronische Archivierung.

Mache ich jetzt zum Teil mit Devonthink für neuere Sachen die ich aus dem Internet lade oder auch von Lieferanten bekomme. Grösstenteils als Format webarchives oder auch als pdf, z. T. lesbar da direkt erstellt oder gescannt mit Texterkennung.

Das ganze neue Zeugs also in DT geschaufelt.

Nun schaue ich ja nicht täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich nach, ob das alles noch lesbar ist.

Wie stelle ich sicher dass in 2, 3, 4 Jahren das Zeugs noch lesbar ist ?
Ich weiss ja auch nicht mit welchem Acrobat Programm die pdf Sachen erstellt wurden. Beim downloaden heute ist der file lesbar, aber später

Theoretisch müsste ich doch jedes Mal prüfen wenn ein neuer Acrobar Reader rauskommt, ob er die Sachen noch lesen kann ?

Devinthink an sich ist ja immer aktuell wenn ich fleissig löhne.

Das Ganze ist aber kein Problem von DT, wenn überhaupt, sondern betrifft grundsätzlich die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten. Es müsste ein Tool geben was automatisch anläuft wenn man einen neuen AR installiert der prüft ob alte Dokumente lesbar sind.
Betrifft aber auch andere Datenformate.

Jochen

[Florian]

Natürlich, daß hast Du sehr gut erkannt und das sollten sich alle Computerbenutzer einmal vor Augen führen.
Genau deshalb sind auch offene, gut dokumentierte Standards so wichtig, denn sie können dann auch noch in langer Zeit genutzt werden während man bei geheimen Standards auf lange Existenz und den guten Willen des jew. Herstellers hoffen muss.

Es sind aber nicht nur Dateiformate, auch Dateisysteme und die Datenträger selbst können theoretisch recht schnell obsolet werden und dann ist es immer schwierig die alten Daten noch nutzen zu können. Das haben wir ja jetzt schon. Gut, die meisten alten Rechner sind noch ausreichend verfügbar und als Emulator implementiert. Aber es gibt auch exotischere Systeme, bei denen sich der Datentransfer deutlich schwieriger gestaltet.

Alle paar Jahre sollte man schon prüfen: Einerseits die Integrität der Daten selbst, andererseits ob sie auch zukunftsfähig gespeichert sind.


Zum konkreten Fall:
PDF ist mittlerweile hinreichend dokumentiert und so verbreitet das es die nächsten Jahrzehnte überdauernd dürfte. Das der Adobe Reader vielleicht mal eine alte Datei nicht lesen kann, ist leider nicht auszuschließen, immerhin aber dürfte man das dann (fast) immer mit einem anderen Programm erledigen können oder zumindest den Rohtext extrahieren können.
Ebenfalls lange sicher erscheinen mir Jpeg und natürlich Tiff und Plain Text.

Sehr viel weniger dagegen natürlich immer programmspezifische Formate, z.B. spezielle Grafikformate von Bearbeitungsprogrammen, die sind ja auch nur dazu da gewisse Features (etwa Ebenen) zu speichern. Will man diese Features langfristig erhalten, ist man halt einerseits auf den mitunter teuren Update-Pfad angewiesen (jede Version muss man aber nicht mitmachen), und schlimmer noch eine echte Garantie gibt einem Niemand. Man braucht sich ja nur das Heckmeck um Word-Dateien anschauen, die dann teilweise die Nachfolgeversionen von Word nicht mehr öffnen konnten oder zumindest nicht richtig.

[Thyrfing]

Zur Archivierung nehmen wir entweder .pdf oder unkomprimierte .tiff-Dateien. Sind m.E. nach auch die derzeit einzig anerkannten Formate.

Und ja, Systemwechsel, Hot-Package Wechsel oder ähnliche Updates, die nicht nur an den Programmen selber Daten verändern, sondern auf das gesamte System Einfluss haben, sind mitunter tödlich für die beste Datenablage. Deshalb: testen, testen, testen, testen, testen...