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Dokumenten Management System
Januar 19, 2014, 19:43:18
Dokumentenmanagement

Hallo,

ich bin auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement System unter MacOS X.
Hat ein solches System schon jemand im Einsatz?
Der Vorteil ist, man verschwendet kein Papier mehr, hat alles durchsuchbar auf dem Computer. Schön säuberlich :-)

Hab mich auch schon ein wenig umgesehen:

DEVONthink Pro Office: http://www.devontechnologies.com/de/produkte/devonthink/ueberblick.html
Mariner Software Paperless: https://www.marinersoftware.com/products/paperless/
Papers: http://www.papersapp.com
Icyblaze iDocument: http://www.icyblaze.com/idocument/
Ironic Software YEP: http://www.ironicsoftware.com/yep/
Doo: https://doo.net/de/
CHL Software Docmoto: http://www.docmoto.com
Mindwrap Optix: http://mindwrap.com

Über DEVONthink Pro Office kann man im Netz viel lesen und scheint die Nummer 1 auf dem Mac zu sein. Hat jemand auf dem Gebiet schon Erfahrungen gesammelt?

Als Scanner scheint der Fujitsu ScanSnap S1100 oder iX500 ganz gut.

Vielen Dank
Quaestor

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Re: Dokumenten Management System
Antwort #1: Januar 19, 2014, 19:57:59
Puh

Du bist ja fleißig!!!

Dokumentenmanagement

Über DEVONthink Pro Office kann man im Netz viel lesen und scheint die Nummer 1 auf dem Mac zu sein. Hat jemand auf dem Gebiet schon Erfahrungen gesammelt?

Ja, wenn auch nicht so viele.
Viele Automatismen funktionieren wohl erst richtig wenn man da einiges an Dateien drin hat.

Hier ein Video

Jochen
_______
Wenn Du es eilig hast, gehe langsam.

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Re: Dokumenten Management System
Antwort #2: Januar 19, 2014, 20:01:24
Ich hatte mal eine Weile Papers im Einsatz. Nicht dass es schlecht war. Aber nee. Den guten alten Ringordner schlägt bezüglich "rasches bequemes Ablegen" wohl keine Software. Und die Suchzeit in jenen seltenen Fällen, in welchen man wirklich wieder etwas nochmal braucht, ist auch viel kleiner, als all die Zeit, die man mit dem Scannen und Etikettieren etc. beim Ablegen verbrät, wenn man solche Software nutzt.

In Firmen ab einer gewissen Anzahl Beteiligter macht solche Software Sinn. Im Privatleben wohl meistens nicht. 
_______
Complete liberty of contradicting and disproving our opinion, is the very condition which justifies us in assuming its truth for purposes of action; and on no other terms can a being with human faculties have any rational assurance of being right. (John Stuart Mill - On Liberty)

Florian

  • Überwachter Übermüder

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Re: Dokumenten Management System
Antwort #3: Januar 19, 2014, 23:25:23
Viele können Privatleben und Geschäft aber nicht mehr trennen und gerade da kann so ein Programm schon ein Segen sein, mitsamt der ganzen Etikettierung.

Generell bin ich aber auch noch analog gepolt. Auch das iPad änderte bisher nichts an meiner Zettelwirtschaft.  :-\
_______
Das Geheimnis des Glücks ist die Freiheit, das Geheimnis der Freiheit aber ist der Mut.
Thukydides

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Re: Dokumenten Management System
Antwort #4: Januar 20, 2014, 21:33:57
Ihr habt beide recht. Und ich bin auch am überlegen, ob es Sinn macht. Mit einem Dokumenten Scanner scheint das Ganze aber fix zu gehen.

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Re: Dokumenten Management System
Antwort #5: Januar 21, 2014, 06:18:48
Den Fujitsu Scan Snap iX500 habe ich hier im Einsatz.

Ich glaube das Ding ist mein bestes Stück Hardware, was ich im Einsatz habe.
http://www.apfelinsel.de/forum/index.php/topic,6188.msg87321.html#msg87321

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Re: Dokumenten Management System
Antwort #6: Januar 21, 2014, 19:03:39
Ja genau. Den habe ich auch im Auge. Habe halt gedacht, ich mache das Ganze natürlich ordnerweise. Dies sollte mit dem Scanner hoffentlich flott gehen und das Programm soll auch dazu lernen, je mehr man eingescannt hat.

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Re: Dokumenten Management System
Antwort #7: Januar 21, 2014, 19:12:45
Ich scanne zwar nicht ordnerweise, aber der Bekannte, der mir diesen Scanner empfohlen hat, hat genau das, problemlos und unkompliziert, damit gemacht.

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Re: Dokumenten Management System
Antwort #8: Januar 23, 2014, 21:00:50
Hört sich echt gut an :-)
Ich stelle es mir halt so vor, dass ich immer einen Stapel von Papiere scanne. Sagen wir von A bis Z. Vorher definiere ich noch einen entsprechenden Ordner von A bis Z, sodass der physikalische Ordner dem reellen entspricht. Somit kann ich virtuell suchen und weiß dann sofort wo sich das Dokument physisch befindet.

Mal kucken, ob es so funktioniert ;)

Der Vollständigkeit halber, Bücher zu DEVONthink:
   
Take Control of Getting Started with DEVONthink 2 (Englisch)
Take Control of Your Paperless Office (Englisch)
DEVONthink — Das Arbeitsbuch (Deutsch)

Sollen aber alle drei nicht so der Bringer sein

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Re: Dokumenten Management System
Antwort #9: Januar 23, 2014, 22:51:38
Hört sich echt gut an :-)
Ich stelle es mir halt so vor, dass ich immer einen Stapel von Papiere scanne. Sagen wir von A bis Z. Vorher definiere ich noch einen entsprechenden Ordner von A bis Z, sodass der physikalische Ordner dem reellen entspricht. Somit kann ich virtuell suchen und weiß dann sofort wo sich das Dokument physisch befindet.

Ich habe auch lange überlegt, ob ich DevonThink o.ä. nutzen soll, bin aber mittlerweile bei der klassischen Ordner Methode angekommen. Ich betreibe ein recht aktenlastiges Geschäft und mein Büro stand vor dem Papierkollaps. Mittlerweile scanne ich nach einem abgeschlossensen "Fall" die gesamte Akte in einem gleichnamigen Ordner. Die Akte wird danach vernichtet oder wenn Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen ins Archiv gestellt (hab ich outgesourct, so billig kann ich keinen Keller mieten).

Die Dateinamen benennen ich nach dem Prinzip JJJJ-MM-TT-Schmissiger-Begriff und kann so problemlos die virtuelle Akte bei späterem weiteren Posteingang erweitern. Dateien sind PDF.

Den Vorteil gegenüber eine Software Dokumentenmanagement Lösung: Bei uns im Büro sind diverse OS im Einsatz, die gescannten Akten liegen auf einem NAS und so kann jeder darauf zugreifen und damit arbeiten kann man auch.

Klappt hervorragend, auch ordnerweise, wie ich bestätigen kann.

Gruß
Christian

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Re: Dokumenten Management System
Antwort #10: Januar 24, 2014, 16:44:39
Danke für den Bericht!
Ja, ich muss mir das noch genau überlegen und informieren.

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Re: Dokumenten Management System
Antwort #11: Januar 24, 2014, 17:22:15
Vergessen zu erwähnen habe ich, dass ich einen Fujitsu Scansnap im Einsatz habe. Wie fränk: Eine der besten Hardware Anschaffungen (von meinem Grill mal abgesehen) der letzten Jahre.

Gruß
Christian

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Re: Dokumenten Management System
Antwort #12: Januar 24, 2014, 17:43:34
Eine der besten Hardware Anschaffungen (von meinem Grill mal abgesehen) der letzten Jahre.

Hat der Grill 'nen Heckburner?

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Re: Dokumenten Management System
Antwort #13: Januar 24, 2014, 17:48:53
Eine der besten Hardware Anschaffungen (von meinem Grill mal abgesehen) der letzten Jahre.

Hat der Grill 'nen Heckburner?

Schweig stille und lad mich lieber zum grillen ein. Deiner hat ja einen Heckburner  ;)

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Re: Dokumenten Management System
Antwort #14: Januar 24, 2014, 19:28:19
Sagt mal, ist beim iX500 auch Acrobat für Mac oder nur für PC dabei?