Apfelinsel
Talk => Thema gestartet von: Jochen am März 18, 2009, 19:50:23
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Nun geht's los mit dem Aufräumen, da der Wildwuchs - verursacht durch 10 Spitzenkräfte - beschränkt werden muss. Ich sah es schon vor Jahren kommen. Jeder speicherte so ab wie er meinte.
3 Hauptkategorien werden es.
Administration, Projekte, Dokumentation
In Projekte kommen Anfragen, Angebote und die Projekte selber. Das ist noch einfach.
Ich suche nach möglich einfachen Fragen die eindeutig abfragen, was in Administration und Dokumentation kommt. Ich weiss schon was der Unterschied ist, aber ... Evtl. habt Ihr eine Idee.
Also Qualitätsmanagement kommt in Administration ---> hallo thyr ;D
Also in Administration kommt rein
Brauche ich die Datei wenn der Chef stirbt ? krasse Frage ? oder ...
Brauche ich die Datei um die Firma nach aussen zu präsentieren ?
Ich lasse mal alle Ordner durchforsten um zu entscheiden wo er hin muss. In OS X wäre das ja elegant mit Etiketten zu lösen, aber unter XP ?
Jochen
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Die Definitionen von hier:
http://www.a-p-dok.com/
reichen nicht?
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Die Definitionen von hier:
http://www.a-p-dok.com/
reichen nicht?
Nee ;D
Übrigens habe ich die Dame schon eingeladen
Jochen
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Nun geht's los mit dem Aufräumen, da der Wildwuchs - verursacht durch 10 Spitzenkräfte - beschränkt werden muss. Ich sah es schon vor Jahren kommen. Jeder speicherte so ab wie er meinte.
3 Hauptkategorien werden es.
Administration, Projekte, Dokumentation
In Projekte kommen Anfragen, Angebote und die Projekte selber. Das ist noch einfach.
Ich suche nach möglich einfachen Fragen die eindeutig abfragen, was in Administration und Dokumentation kommt. Ich weiss schon was der Unterschied ist, aber ... Evtl. habt Ihr eine Idee.
Also Qualitätsmanagement kommt in Administration ---> hallo thyr ;D
Also in Administration kommt rein
Brauche ich die Datei wenn der Chef stirbt ? krasse Frage ? oder ...
Brauche ich die Datei um die Firma nach aussen zu präsentieren ?
Ich lasse mal alle Ordner durchforsten um zu entscheiden wo er hin muss. In OS X wäre das ja elegant mit Etiketten zu lösen, aber unter XP ?
Jochen
Ich könnte dir jetzt tatsächlich eine ganze Menge dazu erzählen, da ich das auch mal gemacht habe, aber alles was nicht durch die Firmenleitung eingebracht wird, ist nutzlos. Heute bin ich wirklich froh, dass wir eine zentrale IT haben, der ich auf den Senkel gehen kann.
Es muss in jedem Fall der Datenschutz gewahrt bleiben. Persönliche Daten haben dort, wenn der Zugriff über Berechtigungen nicht eingeschränkt wird, nichts zu suchen.
Habt ihr Datenschutzbeauftragte? Gibt es eine IT?
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Habt ihr Datenschutzbeauftragte? Gibt es eine IT?
Gibt es alles.
Es geht eher darum wie organisieren wir am besten unsere elektronische Ablage.
In Administration kommen mehr die betriebswirtschaftlichen Dinge
wie das (http://de.wikipedia.org/wiki/Betriebswirtschaftslehre)
In Dokumentation halt Dinge die man benötigt auch wenn ein Projekt abgeschlossen ist
Berichte, Beschreibungen der verschiedenen Versuchseinrichtungen, Literatur usw.
Jochen
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Wirds einen Erfahrungsbericht geben? *neugierig*
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Wirds einen Erfahrungsbericht geben? *neugierig*
Ja die Dame war da.
Jetzt schauen wir demnächst erst mal bei anderen Firmen nach, die nach dem System a-p-dok ablegen.
Jochen
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Jetzt schauen wir demnächst erst mal bei anderen Firmen nach, die nach dem System a-p-dok ablegen.
Und? Ist A-P-Dok noch aktuell?
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Und? Ist A-P-Dok noch aktuell?
Ja, wollen Anfang Dez. noch mal einen Anlauf nehmen.
Jochen
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Und? Ist A-P-Dok noch aktuell?
Ja, wollen Anfang Dez. noch mal einen Anlauf nehmen.
Jochen
Im Dez. hat es nicht geklappt, da Referenzfirma die A-P-DOK einsetzt, nicht konnte.
Neuer Anlauf im März 2010.
Kann ich mir auf einem PC mit XP eine Liste ausdrucken, die alle Ordner mit Unterordnern mit UnterUnterordnern mit UnterUnterUnterordnern ... enthält.
Möchte die dann Kategorien zuordnen.
Die Kategorien lege ich dann fest wenn ich die Liste mit dem Bestand habe.
Ich bin mir fast gewiss, dass wir Ordner mit gleichem Inhalt auf verschiedenen Ebenen haben.
Jochen
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Möchte die dann Kategorien zuordnen.
Die Kategorien lege ich dann fest wenn ich die Liste mit dem Bestand habe.
Ich bin mir fast gewiss, dass wir Ordner mit gleichem Inhalt auf verschiedenen Ebenen haben.
Jochen
Nun habe ich mal mit TreeSize Professional unser Abteilungslaufwerk scannen lassen.
Ergebnis direkt in Excel darstellbar.
Da auch Ordner dargestellt werden, kann ich nach Ordner mit gleichem Namen filtern und bekomme diese mit Pfad angezeigt.
Aha -> warum liegen da gleiche Ordner (also mit gleichem Namen) auf verschiedenen Ebenen ?
Beispiele:
"Normen" gibt es auf 5 verschiedenen Ebenen.
"Technische Daten" gibt es auf 4 Ebenen.
"Vordrucke" gibt es auf 3 Ebenen.
usw.
Das kann man doch vereinheitlichen ?
Jochen
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Nur weil die gleichen Ordner auf verschiedenen Ebenen liegen, muss das ja nicht unbedingt falsch sein.
Z.B. organisiere ich Projekte in Ordnern, d.h. ein Projekt ein Ordner. In diesen Ordnern gibt es dann natürlich auch Unterordner zur weiteren Unterteilung und in vielen gibt es einen Unterordner "Layout".
Also kommt dieser Ordner "Layout" (aka Technische Daten) insgesamt häufig vor.
Man könnte natürlich auch nur einen Ordner "Layout" anlegen und in diesem Unterordner für jedes Projekt. Nur dann würden sich Projektdaten auf viele Ordner verteilen und dann wären die Projektordner mehrfach vorhanden.
Ich denke, man muss einfach eine logische Struktur für die eigene Problematik/Arbeitsweise entwickeln und diese dann durchziehen.
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Nur weil die gleichen Ordner auf verschiedenen Ebenen liegen, muss das ja nicht unbedingt falsch sein.
Korrekt
Ich denke, man muss einfach eine logische Struktur für die eigene Problematik/Arbeitsweise entwickeln und diese dann durchziehen.
Korrekt.
Wer ist "man" In meinem Fall sind "man" 10 Kollegen die alle irgendwo halbwegs sinnvoll aus Ihrer persönlichen Sicht ablegen.
Mittlerweile gibt es da eine Vielzahl von Ordnern - 4 stelliger Bereich - die ähnliche oder gleiche Dokumente mit gleichem Merkmal haben.
Da findet man sich nicht mehr zurecht.
Nicht das Ablegen ist das Problem sondern das wieder finden.
Zitat:
Wo das Chaos auf die Ordnung trifft, gewinnt meist das Chaos,
weil es besser organisiert ist
Jochen
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Wer ist "man" In meinem Fall sind "man" 10 Kollegen die alle irgendwo halbwegs sinnvoll aus Ihrer persönlichen Sicht ablegen.
In Deinem Fall ist "man" die Gruppe. Es muss gruppenweit sich auf ein Konzept geeinigt werden und dieses dann zwingend für alle benutzt werden. Sonst geht es meiner Meinung nach schief.
Ob man so eine Ordnung wirklich durchsetzen und durchhalten kann, liegt dann natürlich an eurer Gruppe. Einfach ist das meist nicht.
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Wer ist "man" In meinem Fall sind "man" 10 Kollegen die alle irgendwo halbwegs sinnvoll aus Ihrer persönlichen Sicht ablegen.
In Deinem Fall ist "man" die Gruppe. Es muss gruppenweit sich auf ein Konzept geeinigt werden und dieses dann zwingend für alle benutzt werden. Sonst geht es meiner Meinung nach schief.
Ob man so eine Ordnung wirklich durchsetzen und durchhalten kann, liegt dann natürlich an eurer Gruppe. Einfach ist das meist nicht.
Ich weiss, jeder klagt ja der unser Laufwerk nutzt. Da wir nun auch eine motivierte neue Sekretärin haben beschlossen wir beide uns mal an das Aufräumen zu machen.
Jochen
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Meist funktioniert dies nur, wenn man mit Zugriffsberechtigungen hantiert. Heißt, nicht jeder darf neue Ordner anlegen oder löschen.
Bei uns sieht es in etwas so aus (stark reduzierter Ausschnitt):
QMM/
/QMM2
/System Dokumentation
/SAP Dokumentation
/QMM5
/Lieferanten
etc...
So hat die Abteilung QMM einen festvorgebenen Baum und nur die Kollegen aus z.B. QMM2 können in QMM2 ablegen. Alle anderen haben nur Leseberechtigungen. Kollegen, die wie ich ausschließlich Projektarbeit leisten, haben überall kompletten Zugriff.
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Bezüglich Ablage werde ich vorschlagen nach Prozessen abzulegen.
Ist dann stimmig mit:
DIN ISO 15489
(http://de.wikipedia.org/wiki/ISO_15489)Informationen und Dokumentation - Schriftgutverwaltung
Jochen
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Bezüglich Ablage werde ich vorschlagen nach Prozessen abzulegen.
Aus meiner Erfahrung heraus gibt es nur eine Ablage, die wirklich wirkt: Alphabetisch.
Ist dann stimmig mit:
DIN ISO 15489
(http://de.wikipedia.org/wiki/ISO_15489)Informationen und Dokumentation - Schriftgutverwaltung
Jochen
Ggf. gilt für euch bei einigen Dokumenten auch eine Aufbewahrungsfrist? Dann müssen diese in einem unveränderlichem Originalformat mehrfach gesichert an verschiedenen Orten aufbewahrt werden.
z.B. Qualitätsaufzeichnungen zu Produkten z.Z. 15 Jahre --> das ist schon eine Herausforderung.
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Bezüglich Ablage werde ich vorschlagen nach Prozessen abzulegen.
Aus meiner Erfahrung heraus gibt es nur eine Ablage, die wirklich wirkt: Alphabetisch.
Aha, da bin ich und Andere anderer Meinung
Jochen
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Ggf. gilt für euch bei einigen Dokumenten auch eine Aufbewahrungsfrist? Dann müssen diese in einem unveränderlichem Originalformat mehrfach gesichert an verschiedenen Orten aufbewahrt werden.
z.B. Qualitätsaufzeichnungen zu Produkten z.Z. 15 Jahre --> das ist schon eine Herausforderung.
Das Gesetz sagt dazu (http://de.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungsfrist)
Unabhängig davon kann man als Hersteller länger aufbewahren -> Thema Produkthaftung ?!
Das Thema elektronisches Archiv rückt bei uns im erst langsam in den Blickpunkt.
Unterlagen in Papierform habe ich für meinen Zuständigkeitsbereich noch aus 1970.
Da bin ich besser ;-)
Jochen
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Thema Produkthaftung (http://www.andreas-pfund.de/archivierung/archivierung_produkthaftung.php)
Jochen
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Wirds einen Erfahrungsbericht geben? *neugierig*
Erstes Feedback.
Vor zwei Wochen haben wir uns eine Referenzfirma angeschaut.
Morgen mache ich eine kleine interne Präsentation an der zwei Kollegen (Katalysatoren) teilnehmen, nebst der Dame die für A-P-DOK steht.
Dient dazu die Präsentation zu optimieren um sie dann allen Kollegen vorzustellen.
Mal schauen wie es weiter geht ;D
Jochen
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Bin selber erstaunt wie die Zeit verfliegt.
Also am Samstag Inhouse Workshop durchgeführt
Montag / Dienstag Begehung Büros und Werkstätten durchgeführt.
Wunder waren nicht zu erwarten, aber Motivationsschub die Ablage (physische Ordner und virtuelle Ordner) etwas anders zu organisieren.
Abnahmebericht nächste Woche mit Vorschlägen in schriftlicher Form.
Es bleibt interessant, da insbesondere die jüngeren Mitarbeiter positiv mitgearbeitet haben und dankbar waren, dass da was passiert.
Jochen
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"Mitarbeiter des IBM-Forschungsinstituts in San José (Kalifornien) beobachteten 345 erfahrene Nutzer bei insgesamt 85.000 Mail-Zugriffen. Das Ergebnis ist eindeutig, das Modell Sickergrube überlegen: Die Mails schlicht im Eingang zu belassen und bei Bedarf zu suchen, ist effizienter und spart Zeit. Wer sich dagegen ein ausgeklügeltes System aneignet, scheitert häufiger daran, wichtige Informationen zügig zu finden":
http://www.spiegel.de/karriere/berufsleben/0,1518,764737,00.html