Apfelinsel

Mac-Software => Thema gestartet von: Quaestor am Januar 19, 2014, 19:43:18

Titel: Dokumenten Management System
Beitrag von: Quaestor am Januar 19, 2014, 19:43:18
Dokumentenmanagement

Hallo,

ich bin auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement System unter MacOS X.
Hat ein solches System schon jemand im Einsatz?
Der Vorteil ist, man verschwendet kein Papier mehr, hat alles durchsuchbar auf dem Computer. Schön säuberlich :-)

Hab mich auch schon ein wenig umgesehen:

DEVONthink Pro Office: http://www.devontechnologies.com/de/produkte/devonthink/ueberblick.html
Mariner Software Paperless: https://www.marinersoftware.com/products/paperless/
Papers: http://www.papersapp.com
Icyblaze iDocument: http://www.icyblaze.com/idocument/
Ironic Software YEP: http://www.ironicsoftware.com/yep/
Doo: https://doo.net/de/
CHL Software Docmoto: http://www.docmoto.com
Mindwrap Optix: http://mindwrap.com

Über DEVONthink Pro Office kann man im Netz viel lesen und scheint die Nummer 1 auf dem Mac zu sein. Hat jemand auf dem Gebiet schon Erfahrungen gesammelt?

Als Scanner scheint der Fujitsu ScanSnap S1100 oder iX500 ganz gut.

Vielen Dank
Quaestor
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Jochen am Januar 19, 2014, 19:57:59
Puh

Du bist ja fleißig!!!

Dokumentenmanagement

Über DEVONthink Pro Office kann man im Netz viel lesen und scheint die Nummer 1 auf dem Mac zu sein. Hat jemand auf dem Gebiet schon Erfahrungen gesammelt?

Ja, wenn auch nicht so viele.
Viele Automatismen funktionieren wohl erst richtig wenn man da einiges an Dateien drin hat.

Hier ein Video (http://www.macfix.de/entries/view/702590)

Jochen
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: warlord am Januar 19, 2014, 20:01:24
Ich hatte mal eine Weile Papers im Einsatz. Nicht dass es schlecht war. Aber nee. Den guten alten Ringordner schlägt bezüglich "rasches bequemes Ablegen" wohl keine Software. Und die Suchzeit in jenen seltenen Fällen, in welchen man wirklich wieder etwas nochmal braucht, ist auch viel kleiner, als all die Zeit, die man mit dem Scannen und Etikettieren etc. beim Ablegen verbrät, wenn man solche Software nutzt.

In Firmen ab einer gewissen Anzahl Beteiligter macht solche Software Sinn. Im Privatleben wohl meistens nicht. 
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Florian am Januar 19, 2014, 23:25:23
Viele können Privatleben und Geschäft aber nicht mehr trennen und gerade da kann so ein Programm schon ein Segen sein, mitsamt der ganzen Etikettierung.

Generell bin ich aber auch noch analog gepolt. Auch das iPad änderte bisher nichts an meiner Zettelwirtschaft.  :-\
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Quaestor am Januar 20, 2014, 21:33:57
Ihr habt beide recht. Und ich bin auch am überlegen, ob es Sinn macht. Mit einem Dokumenten Scanner scheint das Ganze aber fix zu gehen.
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: fränk am Januar 21, 2014, 06:18:48
Den Fujitsu Scan Snap iX500 habe ich hier im Einsatz.

Ich glaube das Ding ist mein bestes Stück Hardware, was ich im Einsatz habe.
http://www.apfelinsel.de/forum/index.php/topic,6188.msg87321.html#msg87321
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Quaestor am Januar 21, 2014, 19:03:39
Ja genau. Den habe ich auch im Auge. Habe halt gedacht, ich mache das Ganze natürlich ordnerweise. Dies sollte mit dem Scanner hoffentlich flott gehen und das Programm soll auch dazu lernen, je mehr man eingescannt hat.
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: fränk am Januar 21, 2014, 19:12:45
Ich scanne zwar nicht ordnerweise, aber der Bekannte, der mir diesen Scanner empfohlen hat, hat genau das, problemlos und unkompliziert, damit gemacht.
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Quaestor am Januar 23, 2014, 21:00:50
Hört sich echt gut an :-)
Ich stelle es mir halt so vor, dass ich immer einen Stapel von Papiere scanne. Sagen wir von A bis Z. Vorher definiere ich noch einen entsprechenden Ordner von A bis Z, sodass der physikalische Ordner dem reellen entspricht. Somit kann ich virtuell suchen und weiß dann sofort wo sich das Dokument physisch befindet.

Mal kucken, ob es so funktioniert ;)

Der Vollständigkeit halber, Bücher zu DEVONthink:
   
Take Control of Getting Started with DEVONthink 2 (Englisch)
Take Control of Your Paperless Office (Englisch)
DEVONthink — Das Arbeitsbuch (Deutsch)

Sollen aber alle drei nicht so der Bringer sein
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: relleom am Januar 23, 2014, 22:51:38
Hört sich echt gut an :-)
Ich stelle es mir halt so vor, dass ich immer einen Stapel von Papiere scanne. Sagen wir von A bis Z. Vorher definiere ich noch einen entsprechenden Ordner von A bis Z, sodass der physikalische Ordner dem reellen entspricht. Somit kann ich virtuell suchen und weiß dann sofort wo sich das Dokument physisch befindet.

Ich habe auch lange überlegt, ob ich DevonThink o.ä. nutzen soll, bin aber mittlerweile bei der klassischen Ordner Methode angekommen. Ich betreibe ein recht aktenlastiges Geschäft und mein Büro stand vor dem Papierkollaps. Mittlerweile scanne ich nach einem abgeschlossensen "Fall" die gesamte Akte in einem gleichnamigen Ordner. Die Akte wird danach vernichtet oder wenn Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen ins Archiv gestellt (hab ich outgesourct, so billig kann ich keinen Keller mieten).

Die Dateinamen benennen ich nach dem Prinzip JJJJ-MM-TT-Schmissiger-Begriff und kann so problemlos die virtuelle Akte bei späterem weiteren Posteingang erweitern. Dateien sind PDF.

Den Vorteil gegenüber eine Software Dokumentenmanagement Lösung: Bei uns im Büro sind diverse OS im Einsatz, die gescannten Akten liegen auf einem NAS und so kann jeder darauf zugreifen und damit arbeiten kann man auch.

Klappt hervorragend, auch ordnerweise, wie ich bestätigen kann.

Gruß
Christian
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Quaestor am Januar 24, 2014, 16:44:39
Danke für den Bericht!
Ja, ich muss mir das noch genau überlegen und informieren.
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: relleom am Januar 24, 2014, 17:22:15
Vergessen zu erwähnen habe ich, dass ich einen Fujitsu Scansnap (http://scanners.fcpa.fujitsu.com/scansnapit/DE/) im Einsatz habe. Wie fränk: Eine der besten Hardware Anschaffungen (von meinem Grill mal abgesehen) der letzten Jahre.

Gruß
Christian
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: fränk am Januar 24, 2014, 17:43:34
Eine der besten Hardware Anschaffungen (von meinem Grill mal abgesehen) der letzten Jahre.

Hat der Grill 'nen Heckburner?
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: relleom am Januar 24, 2014, 17:48:53
Eine der besten Hardware Anschaffungen (von meinem Grill mal abgesehen) der letzten Jahre.

Hat der Grill 'nen Heckburner?

Schweig stille und lad mich lieber zum grillen ein. Deiner hat ja einen Heckburner  ;)
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Quaestor am Januar 24, 2014, 19:28:19
Sagt mal, ist beim iX500 auch Acrobat für Mac oder nur für PC dabei?
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: fränk am Januar 24, 2014, 22:15:31
Sagt mal, ist beim iX500 auch Acrobat für Mac oder nur für PC dabei?
Das kann ich dir vor Montag nicht sagen.
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Quaestor am Januar 24, 2014, 23:09:59
Keine Eile :-)
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: fränk am Januar 27, 2014, 08:22:36
Es liegt nur eine DVD mit der Windowsversion bei.
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Quaestor am Januar 27, 2014, 17:33:04
Ja okay. Macht nix. Vielleicht kann man sie ja bei Adobe durch ne Mac Version tauschen. Hoffnung ist sehr klein ;-)
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Volker, am Juni 26, 2015, 09:20:43
Hallo,
ich habe gerade devonthink getestet, war aber nicht überzeugt. Auf Windows nutze ich Elo-Office und von daher erwarte ich einiges.
So gibt es keine wirkliche Verschlagwortung, sondern nur einzelne Tags, die Dateien werden doppelt abgelegt anstatt lediglich eine Referenzierung zu setzen, und Kommentare kann man auch nicht hinzufügen. Mal abgesehen von Heftung oder Verbindung. Auch Wiedervorlage oder Bearbeitung mit Auschecken, oder Versionsverwaltung gibt es nicht.
Der Haupteingangsordner liegt auf dem lokalen Rechner. Die Benutzerdatenbank kann aber auf ein externes Laufwerk gelegt werden.
Für die Office Pro Version Geld auszugeben gegenüber der Pro muss jeder selbst überlegen. Eine Texterkennung habe ich bereits durch Scansnap S1300i und den Adobe Acrobat hab ich auch, der im Übrigen eine deutlich PDF+Text Datei erzeugte als Devonthink.

kr


Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Quaestor am Dezember 25, 2015, 14:26:43
Volker? Dr. Volker van Rüth? Wäre ziemlich einfallslos ;-)
Falls doch scheinen die Geschäfte ja nicht besonders gut zu laufen ;-)
Aber Sie wissen ja, wer nicht mit der Zeit geht, der geht mit der Zeit :-)

Mich würde die IP-Adresse allzu gerne interessieren :-D

Frage ans Forum zum iX500. Ich habe die ganze Software installiert. Funktioniert auch alles wunderbar.
Nur eine Frage, taucht der Drucker denn nicht unter "Drucker/ Scanner" auf?
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: fränk am Dezember 26, 2015, 08:21:25
Bei mir taucht er dort auch nicht auf.
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Quaestor am Dezember 26, 2015, 14:21:29
Okay, danke. War mir nicht sicher, ob wirklich alles richtig installiert wurde.
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Quaestor am März 28, 2016, 16:07:21
Hallo Leute,

ich habe jetzt nochmal ein paar Fragen:

1. Oftmals sind die Dokumente verunreinigt und oder schlecht lesbar. Wenn ich das gescannte in ein lesbares PDF verwandle, dann wird es 1:1 wie im Original übernommen. Kann ich die Dokumente nicht verbessern?
2. Habe die Möglichkeit das Dokument in ein Word Dokument zu konvertieren, dann sind die Verunreinigungen weg, aber der Text oftmals gar nicht lesbar. Kann man Devonthink oder Finereader so einstellen, dass er beim konvertieren bei unlesbarem Text nachfragt? Zudem ist es bei dieser Vorgehensweise so, dass Schriftgrößen usw. gar nicht beachtet werden

Was ich gerne hätte, einen Scan der von der Formatierung wie das Original aussieht, aber eben ohne diese Verunreinigungen. Im Endeffekt wie ein aus Word gedrucktes Dokument.

Ich hoffe, ihr versteht was ich meine. Und ich hoffe, es gibt diesbezüglich eine Lösung.
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Florian am März 28, 2016, 17:32:30
Du kannst ein Dokument als Grafik einscannen und dann in einem Grafikprogramm versuchen, die Verunreinigungen zu eliminieren bzw. den Text besser lesbar zu machen. Mit verschiedenen Filtern ist da schon was drin.
Rechtlich gesehen ist das dann aber wohl kein Original mehr.
Normalerweise kann man auch aus Grafiken Texte extrahieren, ist ja das gleiche wie direkt gescannt.

Andere Möglichkeit ist, dies analog durch Deckweiß o.ä. und einen Kopierer zu erledigen, so gut es eben geht.

Wenn Du wirklich oft solche Dokumente hast (wie das eigentlich?) würde ich vielleicht wirklich eher Ordner nutzen.

Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Quaestor am März 28, 2016, 19:07:23
Sind Arzt-Unterlagen von 1975 (keine Originale, sondern Kopien)

Die hätte ich eingescannt und dank der OCR-Software gehofft, dass diese dann in besserer Qualität lesbar sind. Hab es jetzt auch einmal geschaff, dass er den Text fast zu 100% erkannt hat. Finde aber die Einstellung nicht mehr. Momentan ist es so, dass fast 50% weiß sind.
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Florian am März 28, 2016, 19:23:23
Dann hilft es oft, den Kontrast zu erhöhen.
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Quaestor am März 28, 2016, 20:49:21
In der Scansnap Software habe ich das schon gemacht.
Probiere es nun mit Devonthink.

Ich habe gedacht, dass schräg kopierte Dokumente automatisch begradigt werden. Ist das richtig?
Ist bei mir nicht der Fall.
Titel: Re: Dokumenten Management System
Beitrag von: Quaestor am März 29, 2016, 09:49:35
Das mit dem Begradigen habe ich rausbekommen. Das OCR Ergebnis ist jetzt auch ganz gut. Bei Devonthink ist es schade, dass kein Export zu Word möglich ist. Zumindest habe ich noch keine Möglichkeit gefunden.