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Zusammenfassung

Autor: radneuerfinder
Mai 28, 2011, 09:34:31
"Mitarbeiter des IBM-Forschungsinstituts in San José (Kalifornien) beobachteten 345 erfahrene Nutzer bei insgesamt 85.000 Mail-Zugriffen. Das Ergebnis ist eindeutig, das Modell Sickergrube überlegen: Die Mails schlicht im Eingang zu belassen und bei Bedarf zu suchen, ist effizienter und spart Zeit. Wer sich dagegen ein ausgeklügeltes System aneignet, scheitert häufiger daran, wichtige Informationen zügig zu finden":
http://www.spiegel.de/karriere/berufsleben/0,1518,764737,00.html
Autor: Jochen
Oktober 13, 2010, 21:24:24
Bin selber erstaunt wie die Zeit verfliegt.

Also am Samstag Inhouse Workshop durchgeführt
Montag / Dienstag Begehung Büros und Werkstätten durchgeführt.
Wunder waren nicht zu erwarten, aber Motivationsschub die Ablage (physische Ordner und virtuelle Ordner) etwas anders zu organisieren.
Abnahmebericht nächste Woche mit Vorschlägen in schriftlicher Form.

Es bleibt interessant, da insbesondere die jüngeren Mitarbeiter positiv mitgearbeitet haben und dankbar waren, dass da was passiert.

Jochen
 
Autor: Jochen
März 30, 2010, 18:20:05
Zitat von: radneuerfinder am Juni 03, 2009, 06:35:36
Wirds einen Erfahrungsbericht geben? *neugierig*

Erstes Feedback.

Vor zwei Wochen haben wir uns eine Referenzfirma angeschaut.
Morgen mache ich eine kleine interne Präsentation an der zwei Kollegen (Katalysatoren) teilnehmen, nebst der Dame die für A-P-DOK steht.
Dient dazu die Präsentation zu optimieren um sie dann allen Kollegen vorzustellen.

Mal schauen wie es weiter geht  ;D

Jochen
Autor: Jochen
Februar 20, 2010, 16:46:15
Thema Produkthaftung

Jochen
Autor: Jochen
Februar 20, 2010, 16:37:11
Zitat von: Thyrfing am Februar 20, 2010, 15:27:40
Ggf. gilt für euch bei einigen Dokumenten auch eine Aufbewahrungsfrist? Dann müssen diese in einem unveränderlichem Originalformat mehrfach gesichert an verschiedenen Orten aufbewahrt werden.
z.B. Qualitätsaufzeichnungen zu Produkten z.Z. 15 Jahre --> das ist schon eine Herausforderung.

Das Gesetz sagt dazu
Unabhängig davon kann man als Hersteller länger aufbewahren -> Thema Produkthaftung ?!

Das Thema elektronisches Archiv rückt bei uns im erst langsam in den Blickpunkt.
Unterlagen in Papierform habe ich für meinen Zuständigkeitsbereich noch aus 1970.
Da bin ich besser ;-)

Jochen
Autor: Jochen
Februar 20, 2010, 16:31:07
Zitat von: Thyrfing am Februar 20, 2010, 15:27:40
Zitat von: Jochen am Februar 20, 2010, 15:18:26
Bezüglich Ablage werde ich vorschlagen nach Prozessen abzulegen.
Aus meiner Erfahrung heraus gibt es nur eine Ablage, die wirklich wirkt: Alphabetisch.
Aha, da bin ich und Andere anderer Meinung

Jochen
Autor: Thyrfing
Februar 20, 2010, 15:27:40
Zitat von: Jochen am Februar 20, 2010, 15:18:26
Bezüglich Ablage werde ich vorschlagen nach Prozessen abzulegen.
Aus meiner Erfahrung heraus gibt es nur eine Ablage, die wirklich wirkt: Alphabetisch.

Zitat von: Jochen am Februar 20, 2010, 15:18:26
Ist dann stimmig mit:

DIN ISO 15489
Informationen und Dokumentation - Schriftgutverwaltung

Jochen
Ggf. gilt für euch bei einigen Dokumenten auch eine Aufbewahrungsfrist? Dann müssen diese in einem unveränderlichem Originalformat mehrfach gesichert an verschiedenen Orten aufbewahrt werden.
z.B. Qualitätsaufzeichnungen zu Produkten z.Z. 15 Jahre --> das ist schon eine Herausforderung.
Autor: Jochen
Februar 20, 2010, 15:18:26
Bezüglich Ablage werde ich vorschlagen nach Prozessen abzulegen.
Ist dann stimmig mit:

DIN ISO 15489
Informationen und Dokumentation - Schriftgutverwaltung

Jochen
Autor: Thyrfing
Februar 20, 2010, 10:39:41
Meist funktioniert dies nur, wenn man mit Zugriffsberechtigungen hantiert. Heißt, nicht jeder darf neue Ordner anlegen oder löschen.

Bei uns sieht es in etwas so aus (stark reduzierter Ausschnitt):

QMM/
 /QMM2
   /System Dokumentation
   /SAP Dokumentation
 /QMM5
  /Lieferanten
etc...

So hat die Abteilung QMM einen festvorgebenen Baum und nur die Kollegen aus z.B. QMM2 können in QMM2 ablegen. Alle anderen haben nur Leseberechtigungen. Kollegen, die wie ich ausschließlich Projektarbeit leisten, haben überall kompletten Zugriff.
Autor: Jochen
Februar 20, 2010, 10:20:50
Zitat von: MacFlieger am Februar 20, 2010, 10:13:33
Zitat von: Jochen am Februar 20, 2010, 10:01:45
Wer ist "man" In meinem Fall sind "man" 10 Kollegen die alle irgendwo halbwegs sinnvoll aus Ihrer persönlichen Sicht ablegen.

In Deinem Fall ist "man" die Gruppe. Es muss gruppenweit sich auf ein Konzept geeinigt werden und dieses dann zwingend für alle benutzt werden. Sonst geht es meiner Meinung nach schief.
Ob man so eine Ordnung wirklich durchsetzen und durchhalten kann, liegt dann natürlich an eurer Gruppe. Einfach ist das meist nicht.

Ich weiss, jeder klagt ja der unser Laufwerk nutzt. Da wir nun auch eine motivierte neue Sekretärin haben beschlossen wir beide uns mal an das Aufräumen zu machen.

Jochen
Autor: MacFlieger
Februar 20, 2010, 10:13:33
Zitat von: Jochen am Februar 20, 2010, 10:01:45
Wer ist "man" In meinem Fall sind "man" 10 Kollegen die alle irgendwo halbwegs sinnvoll aus Ihrer persönlichen Sicht ablegen.

In Deinem Fall ist "man" die Gruppe. Es muss gruppenweit sich auf ein Konzept geeinigt werden und dieses dann zwingend für alle benutzt werden. Sonst geht es meiner Meinung nach schief.
Ob man so eine Ordnung wirklich durchsetzen und durchhalten kann, liegt dann natürlich an eurer Gruppe. Einfach ist das meist nicht.
Autor: Jochen
Februar 20, 2010, 10:01:45
Zitat von: MacFlieger am Februar 20, 2010, 09:04:44
Nur weil die gleichen Ordner auf verschiedenen Ebenen liegen, muss das ja nicht unbedingt falsch sein.
Korrekt

Zitat von: MacFlieger am Februar 20, 2010, 09:04:44
Ich denke, man muss einfach eine logische Struktur für die eigene Problematik/Arbeitsweise entwickeln und diese dann durchziehen.
Korrekt.
Wer ist "man" In meinem Fall sind "man" 10 Kollegen die alle irgendwo halbwegs sinnvoll aus Ihrer persönlichen Sicht ablegen.
Mittlerweile gibt es da eine Vielzahl von Ordnern - 4 stelliger Bereich - die ähnliche oder gleiche Dokumente mit gleichem Merkmal haben.
Da findet man sich nicht mehr zurecht.
Nicht das Ablegen ist das Problem sondern das wieder finden.

Zitat:
Wo das Chaos auf die Ordnung trifft, gewinnt meist das Chaos,
weil es besser organisiert ist

Jochen


Autor: MacFlieger
Februar 20, 2010, 09:04:44
Nur weil die gleichen Ordner auf verschiedenen Ebenen liegen, muss das ja nicht unbedingt falsch sein.
Z.B. organisiere ich Projekte in Ordnern, d.h. ein Projekt ein Ordner. In diesen Ordnern gibt es dann natürlich auch Unterordner zur weiteren Unterteilung und in vielen gibt es einen Unterordner "Layout".
Also kommt dieser Ordner "Layout" (aka Technische Daten) insgesamt häufig vor.
Man könnte natürlich auch nur einen Ordner "Layout" anlegen und in diesem Unterordner für jedes Projekt. Nur dann würden sich Projektdaten auf viele Ordner verteilen und dann wären die Projektordner mehrfach vorhanden.

Ich denke, man muss einfach eine logische Struktur für die eigene Problematik/Arbeitsweise entwickeln und diese dann durchziehen.
Autor: Jochen
Februar 19, 2010, 18:48:24
Zitat von: Jochen am Februar 12, 2010, 18:22:49
Möchte die dann Kategorien zuordnen.
Die Kategorien lege ich dann fest wenn ich die Liste mit dem Bestand habe.

Ich bin mir fast gewiss, dass wir Ordner mit gleichem Inhalt auf verschiedenen Ebenen haben.

Jochen

Nun habe ich mal mit TreeSize Professional unser Abteilungslaufwerk scannen lassen.
Ergebnis direkt in Excel darstellbar.
Da auch Ordner dargestellt werden, kann ich nach Ordner mit gleichem Namen filtern und bekomme diese mit Pfad angezeigt.
Aha -> warum liegen da gleiche Ordner (also mit gleichem Namen) auf verschiedenen Ebenen ?
Beispiele:
"Normen" gibt es auf 5 verschiedenen Ebenen.
"Technische Daten" gibt es auf 4 Ebenen.
"Vordrucke" gibt es auf 3 Ebenen.
usw.
Das kann man doch vereinheitlichen ?

Jochen
Autor: Jochen
Februar 12, 2010, 18:22:49
Zitat von: Jochen am November 13, 2009, 10:23:24
Zitat von: radneuerfinder am November 13, 2009, 09:56:03
Und? Ist A-P-Dok noch aktuell?
Ja, wollen Anfang Dez. noch mal einen Anlauf nehmen.

Jochen

Im Dez. hat es nicht geklappt, da Referenzfirma die A-P-DOK einsetzt, nicht konnte.

Neuer Anlauf im März 2010.

Kann ich mir auf einem PC mit XP eine Liste ausdrucken, die alle Ordner mit Unterordnern mit UnterUnterordnern mit UnterUnterUnterordnern ... enthält.

Möchte die dann Kategorien zuordnen.
Die Kategorien lege ich dann fest wenn ich die Liste mit dem Bestand habe.

Ich bin mir fast gewiss, dass wir Ordner mit gleichem Inhalt auf verschiedenen Ebenen haben.

Jochen