IMAP oder nicht...

[MacFlieger]

Ich spiele schon lange mit dem Gedanken, mein Mailprogramm auf IMAP umzustellen.

Seit gut 15 Jahren nutze ich problemlos POP3. Die Mails lagern auf meinem Rechner und sind dort in thematischen Ordnern sortiert. Ein Backup sorgt für Sicherheit.

Seit dem iPhone 3G greift nun ein zweites Gerät auf das POP3-Konto zu. Dazu habe ich das iPhone so konfiguriert, dass es nie Mails vom Server löscht. Und der Mac löscht die Mails einen Monat nach Abholung. So ist sicher gestellt, dass alle Mails zur Bearbeitung und Archivierung auf dem Mac landen und trotzdem auch alle neuen Mails auf dem iPhone ankommen.

Nachteil ist natürlich, dass auf dem iPhone keinerlei Ordnerstruktur möglich ist und Mails evtl. doppelt bearbeitet/gelöscht werden müssen

Nun wäre IMAP eine interessante Alternative.
Ich möchte aber nicht probehalber alle meine Mails verändern, daher meine Fragen:

Ich möchte nicht dauerhaft alle Mails auf dem Server des Providers lassen. Kann ich auch irgendwie sagen, dass diese oder jene Mail nicht mehr auf dem Server liegen soll, sondern nur noch lokal auf dem Mac liegen soll?
Geht das evtl. Auch direkt mit Ordnern, d. h. alle Mails in einem bestimmten Ordner liegen nur noch lokal?
Klar, wenn das geht hat man die betreffenden Mails nur noch auf dem Mac und keinem anderen Gerät.
Liegen eigentlich alle IMAP-Mails auch zusätzlich lokal auf dem Mac zwecks Internetausfallsicherheit, Spotlight und Backup?

[Thyrfing]

Hallo Flieger,

ich nutze eigentlich nur IMAP, solange ich mich erinnern kann.

Ordner auf dem Rechner geht. Ich archiviere alle bearbeitete Post in Ordnern lokal auf der Platte. Mit Thunderbird z.B,. kannst du den Button "Archivieren" klicken und das Programm legt dann deine Mails nach Jahren sortiert in entsprechende Ordner ab. Zusätzlich hast du die Möglichkeit, alle Onlinedaten grundsätzlich für den Offline-Modus herunter zu laden. Mache ich grundsätzlich so.

Für Mail gibt es Scripts, die das Archivieren automatisieren können. Eine zeitlang habe ich alle Mails komfortabel mit DevonThink archiviert.

Du kannst alle Mails per DragnDrop in lokale Ordner ziehen.

Wenn ich ehrlich bin, kann ich nicht verstehen, wie man freiwillig POP3 benutzen kann. Ich habe das mit Mailsmith mal ausprobiert, das kann nur das, aber es gefällt mir nicht, da ich durchaus von verschiedenen Geräten auf die Mails zugreife, da wird das schnell nervig. Wobei Mailsmith ein klasse E-Mail Client ist.

[Florian]

Die Vorzüge von IMAP sind gerade bei mehreren Geräten plus iPhone fast schon zwingend.

Ich lösche privat kaum etwas vom Server, dieses geht aber problemlos, auch mit mail.app. Das zeigt links in der Leiste auch an, wo der Ordner ist.
Man kann mit IMAP bestimmte Ordner auch aus der Synchronisierung nehmen, so dass man beispielsweise am einen Rechner alle Ordner abonniert, am anderen nur die privaten. Dazu braucht man allerdings dann schon einen vernünftigen Client, ergo nicht mail.app, womit man das iPhone ebenfalls ausklammern wird. Mail.app kann auch nicht den Server durchsuchen, man muss also alle Emails runterladen und speichern, wenn man es vernünftig benutzen will.

Zu beachten ist oft noch, dass die Provider und Programmierer leider oft ihr eigenes Süppchen kochen, was die Ordnernamen angeht. So speichert das Client-Programm vielleicht unter Sent, auf dem Server heißt es aber Sent Messages. Zwar werden die Daten sauber synchronisert, der Sent-Ordner ist dann aber in der Ordnerliste und im Client der „Ausgang“ leer. Oder andersherum. Ebenso kann das passieren bei Junk, Trash, Drafts. Nun ja.

[tesla]

Zu beachten ist oft noch, dass die Provider und Programmierer leider oft ihr eigenes Süppchen kochen, was die Ordnernamen angeht. So speichert das Client-Programm vielleicht unter Sent, auf dem Server heißt es aber Sent Messages. Zwar werden die Daten sauber synchronisert, der Sent-Ordner ist dann aber in der Ordnerliste und im Client der „Ausgang“ leer. Oder andersherum. Ebenso kann das passieren bei Junk, Trash, Drafts. Nun ja.

das kann man in mail.app zb einstellen dass postfach sent messages für sent benutzt wird dann hat man da kein durcheinander. zu finden unter postfach -> dieses postfach verwenden für

[MacFlieger]

Danke schon einmal für eure Antworten.

Wenn ich ehrlich bin, kann ich nicht verstehen, wie man freiwillig POP3 benutzen kann.

Vor 15 Jahren gab es nichts anderes und bis zum iPhone war das auch egal, da ich immer nur an einem Rechner Mails gelesen habe.

Mail.app kann auch nicht den Server durchsuchen, man muss also alle Emails runterladen und speichern, wenn man es vernünftig benutzen will.

D.h. es werden nur die Mails durchsucht, die ich explizit runtergeladen habe, damit die nicht mehr auf dem Server liegen und überall verfügbar sind, d.h. diejenigen, die ich archivieren will? Das wäre ja völlig unnütz.
Oder kann man angeben, dass auch die Mails, die auf dem Server bleiben und für alle Geräte verfügbar sind in einer lokalen Kopie vorgehalten werden? Das wäre fürs Durchsuchen und für Backups extrem wichtig.

Noch etwas:
Aktuell nutze ich eine Menge Regeln, damit einkommende Mails in automatisch in Ordner verschoben werden und Spam aussortiert wird. das geht ja dann bei IMAP nicht mehr auf dem Server.
Funktionieren die Regeln von Mail mit IMAP dann überhaupt nicht mehr?
Oder werden die Regeln ausgeführt, wenn Mail von den neuen Mails erfährt, die werden in die Ordner sortiert (auf dem Server) und liegen dann auch auf dem iPhone fertig sortiert vor?

[radneuerfinder]

kann man angeben, dass auch die Mails, die auf dem Server bleiben und für alle Geräte verfügbar sind in einer lokalen Kopie vorgehalten werden?

Auf dem Mac ja. Mail auf dem iPhone kann ja (ausgewählte Felder, wozu imho nicht der E-mail Text gehört) auch auf dem Server durchsuchen. Muss aber vom E-mail Anbieter unterstützt werden. Für die Suche im Body gibts glaube ich eine App.

Funktionieren die Regeln von Mail mit IMAP dann überhaupt nicht mehr?

Auf dem Mac schon. D.h. wenn Du E-mails zuerst auf dem iPhone liest, sind sie noch unsortiert. Besser ist es die Regeln des E-mail Providers zu benutzen.

[MacFlieger]

Auf dem Mac ja.

Das reicht mir. Auch bisher habe ich in den Mails immer nur am Mac selber gesucht.

Auf dem Mac schon. D.h. wenn Du E-mails zuerst auf dem iPhone liest, sind sie noch unsortiert.

OK, dann klappt es ja, denn unsortiert kommen di aktuell sowieso auf dem iPhone an. Dann ist es zumindestens nachdem der Mac die Mails geholt hat, eine Verbesserung gegenüber vorher.

Besser ist es die Regeln des E-mail Providers zu benutzen.

Wüßte nicht, dass der Regeln hat (HostEurope). Habe ich aber auch noch nie nach gesucht, da ich ja sowieso auf dem Mac verwaltet habe.

Vielleicht letzte Frage:
Wenn ich es so einstelle, dass grundsätzlich alle Mails zusätzlich in einer lokalen Kopie vorgehalten werden, was passiert dann, wenn ich die Mail auf dem iPhone (also auf dem Server) lösche? Verschwindet die dann auch auf dem Mac oder muss ich die dort doch noch per Hand löschen?

[Florian]

OK, dann klappt es ja, denn unsortiert kommen di aktuell sowieso auf dem iPhone an. Dann ist es zumindestens nachdem der Mac die Mails geholt hat, eine Verbesserung gegenüber vorher.

Du kannst aber auch am iPhone manuell sortieren oder löschen, wenn es denn mal in den Fingern juckt.

Besser ist es die Regeln des E-mail Providers zu benutzen.

Wüßte nicht, dass der Regeln hat (HostEurope). Habe ich aber auch noch nie nach gesucht, da ich ja sowieso auf dem Mac verwaltet habe.

Haben die nicht alle? Hmm. Selbst web.de bietet das an, im werbefinanzierten Account. Notfalls könntest Du die HE-Mails per POP-Sammeldienst auf einen solchen Account legen und dann sortieren.

Vielleicht letzte Frage:
Wenn ich es so einstelle, dass grundsätzlich alle Mails zusätzlich in einer lokalen Kopie vorgehalten werden, was passiert dann, wenn ich die Mail auf dem iPhone (also auf dem Server) lösche? Verschwindet die dann auch auf dem Mac oder muss ich die dort doch noch per Hand löschen?

Ja, die gelöschte Mail ist dann weg.
Ich erläutere es mal an Apple Mail:
Das kann/muss man fast so einstellen, dass es die Mails runterlädt. Damit sind sie aber nicht getrennt vom IMAP-Account. Löscht man eine Mail via diesem Mac oder einem anderen Gerät oder übers Webinterface, wird sie trotzdem gelöscht, auf allen Geräten, auch dem Mac.

[MacFlieger]

OK, dann werde ich mich mal in einer ruhigen Stunde an den Transfer setzen.

Zu HostEurope: Ich will nicht sagen, dass die sowas nicht haben, es ist mir nur noch nie über den Weg gelaufen  Wenn dann müsste es ja auch im Webinterface zu finden sein  Nur Webinterface hasse ich und habe mir die daher auch nie angesehen. Auf ein werbefinanzierten Service oder auch ohne werde ich garantiert nicht umleiten.

Ich hätte da doch noch one more Thing:
Am allerschönsten wäre es, wenn man bei einem Ordner sagen könnte, das alle Mails zunächst auch auf dem Server bleiben würden für alle Geräte und nach einer gewissen Zeit dort gelöscht werden und dann nur noch lokal gespeichert sind  Dann hätte man auf dem iPhone nur die aktuelleren Mails und auf dem Mac nicht 2 Ordner für das gleiche Thema.

[Florian]

Zwei Ordner fürs gleiche Thema brauchst Du sowieso, wenn Du die Ordner synchron halten willst und gleichzeitig irgendwo archiviert.
Oder Du nimmst bis auf den Eingang alles aus der Synchronisierung und sortierst die Mails zeitverzögert weg in die lokalen Ordner auf dem Mac. Per Script oder manuelle Filterauslösung. Aber das ist natürlich nur bei kleinem Emailverkehr sinnvoll.
Oder Du gehst ins Webinterface und löschst eben regelmässig von dort aus alles.

Per serverseitigem Script wäre sicher viel mehr möglich.

[MacFlieger]

Hmm, ich bin mir nicht sicher, ob Du mich richtig verstanden hast.

Bisher hatte ich es so verstanden:
- Ich lege einzelne thematische Ordner an, in die die Mails reinsortiert werden (ob client- oder serverseitig egal). Dadurch liegen Mails sortiert in ihren Ordnern vor und das ganze synchron auf allen Geräten.
- Zusätzlich aktiviere ich auf dem Mac in diesen Ordnern, dass sie heruntergeladen werden sollen. Dadurch liegen alle Mails weiterhin synchron auf allen Geräten rum, aber da sie intern auf dem Mac zusätzlich lokal vorliegen, sind sie durchsuchbar und werden bei einem Backup des Macs mit gesichert.
So weit, so gut.

Nun möchte ich, dass nicht ewig alle Mails auf dem Server liegen. Um das zu machen funktioniert Variante 1:
- Ich erzeuge für jeweils jeden thematischen Ordner einen zweiten Archiv-Ordner, der nicht mit dem Server verbunden ist. Dahinein werden die Mails, die nicht mehr auf dem Server liegen brauchen verschoben. Dadurch habe ich die Mails immer noch auf dem Mac verfügbar, kann sie durchsuchen und  werden gebackupt, sie liegen aber nicht mehr auf dem Server und auf den anderen Geräten vor.

Nachteil dieser Variante:
Wenn ich 20 Ordner habe, dann muss ich 20 zusätzliche Ordner anlegen. Ziemlicher Aufwand. Zudem bereitet das Durchsuchen eines Themas mehr Arbeit, da ich den normalen und den Archiv-Ordner durchsuchen muss.

Soweit glaube ich das Verfahren verstanden zu haben.

Jetzt meine Idee bzw. Frage:
Variante 2:
- Ich gebe bei einem Ordner an, dass bestimmte Mails (manuell ausgewählt oder ab einem bestimmten Alter) nicht mehr auf dem Server liegen sollen. D.h. ich müsste bei einer Mail einzeln auswählen können, ob diese auf dem Server liegt oder nicht, und nicht nur diese Option auf den ganzen Ordner anwenden.
Vorteil: Ich habe weiterhin nur einen Ordner für ein Thema, auf dem Mac sind immer alle Mails und auf den anderen Geräten nur die neueren.
Geht das? Oder eine andere schlaue Methode?

[Florian]

Habe ich noch nie gesehen, dass ein Programm dies angeboten hätte. Du willst ja Emails innerhalb eines Ordners von der Synchronisierung ausnehmen. Arkane Wissenschaft!
Aber sagen wir mal Du benutzt Apple Mail, da kannst Du ja die lokalen Ordner einfach einklappen und sie stören optisch nicht. Bei anderen auch.
Und den gesamten Ordnerbaum wirst Du wohl auch nicht kopieren, oder doch? Ich zumindest habe auch Ordner für Mailinglisten oder erlaubte Werbung und so, die in kein Archiv gehören.

Und Suchen ist nicht komplizierter, Dir wird ja angezeigt, wo die Mail ist. Es sei denn Du nutzt händisches Durchklicken und bist Dir selber nicht mehr sicher, welche Emails jetzt wohl im Archiv liegen und welche noch auf dem Server. Unwahrscheinlich, oder?

[warlord]

Als Quintessenz dieser Diskussion scheint mir, dass man nach wie vor mit IMAP nur dann glücklich werden kann, wenn man die Mails auf all seinen Geräten gleich behandelt und angezeigt haben möchte. Wer unterschiedliche Geräte für unterschiedliche Zwecke einsetzt und demnach die Mails auf den unterschiedlichen Geräten auch unterschiedlich behandelt haben möchte, der ist und bleibt mit POP glücklicher.

[Florian]

Finde ich nicht, aber natürlich spielt IMAP seine Vorzüge gerade bei mehreren Geräten (oder Client-Programmen) aus.

Nur einen Ordner gleichzeitig syncen und auch nicht, mal ganz ehrlich, wo gibt es das? Ich halte das schon vom datensicherheitlichen Anspruch für gefährlich. Schließlich vermischt man die Dinge (Archiv für wichtige Dinge und tägliche Kommunikation) besser nicht.

[MacFlieger]

Aber sagen wir mal Du benutzt Apple Mail, da kannst Du ja die lokalen Ordner einfach einklappen und sie stören optisch nicht. Bei anderen auch.
Und den gesamten Ordnerbaum wirst Du wohl auch nicht kopieren, oder doch? Ich zumindest habe auch Ordner für Mailinglisten oder erlaubte Werbung und so, die in kein Archiv gehören.

Mir missfällt es extrem, Mails auf Dauer auf einem fremden Server unverschlüsselt liegen zu haben.
Mails, die ich nicht aufheben möchte (Werbung etc.) werden sowieso sehr schnell komplett gelöscht. Auch Mailinglisten hebe ich meist dauerhaft auf. D.h. ich habe x thematische Ordner, die ich dauerhaft aufheben will. Da die aber nicht dauerhaft auf einem fremden Server liegen sollen, muss ich also lokal noch einmal x Ordner anlegen, die nicht synchronisiert werden.

Und Suchen ist nicht komplizierter, Dir wird ja angezeigt, wo die Mail ist. Es sei denn Du nutzt händisches Durchklicken und bist Dir selber nicht mehr sicher, welche Emails jetzt wohl im Archiv liegen und welche noch auf dem Server. Unwahrscheinlich, oder?

Wenn ich Mails suche, dann gebe ich meist vor, in welchem Ordner gesucht werden soll, damit ich schneller zum Ergebnis komme. Meist sehe ich erst nach dieser Einschränkung handhabbare Ergebnismengen. Bei zwei verschiedenen Ordnern, muss ich das zweimal machen.

Nur einen Ordner gleichzeitig syncen und auch nicht, mal ganz ehrlich, wo gibt es das?

Das war nur eine Idee, wie ich die Nachteile umgehen könnte. So ungewöhnlich finde ich das gar nicht.
Im Ernst, wie soll man die genannten Nachteile sonst umgehen?

Ich halte das schon vom datensicherheitlichen Anspruch für gefährlich. Schließlich vermischt man die Dinge (Archiv für wichtige Dinge und tägliche Kommunikation) besser nicht.

Das verstehe ich überhaupt nicht. Warum ist das gefährlich für die Datensicherheit? Bezogen auf das von mir beschriebene Verfahren allerdings.