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GTD - The struggle within - Die Lösung mittendrinn...
März 24, 2010, 13:28:19
Hallo Leute!

Ein recht streitbares Thema ist für den echten Geek der Einsatz des "besten" Systems, um sich selber und ggf. andere zu organisieren.
Viele nutzen Software wie OmniFocus, Things oder ThinkingRock etc... All diese Programme unterstützen mal mehr mal weniger das von David Allen beschriebene System "Getting Things Done". Mittels dieser Systematik soll der normalsterbliche Chaotiker seinen angeblich unübersichtlichen Haufen an Aufgaben, Terminen, Ideen und delegierte Tätigkeiten in den Griff bekommen.

Anfänglich, nachdem ich das Buch (und im Laufe der Zeit ein gutes Dutzend anderer ähnlicher Natur) gelesen hatte, fing ich fröhlich und frei an zu GTDen. Ach, und was soll ich sagen. Ich kam genau da an, wo bisweilen viele Enthusiasten sich die Gretchenfrage stellten: Mache ich was falsch? Bin ich zu blöde, nach einem einfachen und verständlichen System meine Aufgaben zu planen? - Nun, heute weiß ich: Nö, bin ich nicht. Nur fehlte mir, da man ja ein System zu bedienen hatte, der pragmatische Ansatz. Es ging ja darum, die Aufgaben so einzuteilen, dass sie irgendwie nicht mehr so erschlagend wirken, und eben nicht darum, ein System um des Systems Willen am Leben zu erhalten. Ich will ehrlich sein. Ich habe meinen Ansatz rund 20 Mal geändert. Bin neu gestartet, neue Listen, neue Software, neues Notizbuch, neuer Block, neuer Stift, neues Buch, neue Idee,..., alles neu eben. Immer wieder von vorne.

Was ich dabei vergaß: Die Aufgaben zu erledigen. Nein, nicht vergessen. Ich hatte meinen Berg ja ständig vor den Augen. So konnte ich in wohl kaum vergessen. Nur mit Unmengen an Alkoholika würde sich der Berg zeitweilig in ein rosa Daunenbett verwandeln. Zum Glück neige ich nicht zur Sinnesbetäubung mit liquiden oder anderen Stoffen. Meine Sinne waren schon sehr gut von den anstehenden Aufgaben betäubt. Also, was tun? Erstmal wurde ich krank. Seit Jahren hatte ich keine Grippe mehr. Aber gerade als mein Gehirn eine Auszeit benötigte, setzte mich der Virus klassisch matt. Und da hatte ich sie nun, die Zeit, um all dieses Getue um Listen und Prioritäten und dringlichen Wichtigkeiten zu überdenken.

Heute weiß ich, GTD ist für Leute, die sich mit Listen identifizieren. Das ist keinesfalls eine Herabwürdigung der Menschen, die sich eindringlich mit dem System beschäftigen und vortreffliche Ergebnisse erzielen. Es ist nur eine Feststellung meinerseits. Ich bin keine Liste. Ich bin ein Chaot, im netten Sinne, und werde einer bleiben. Eine Liste ist bei mir so flüchtig wie das gesprochene Wort bei Politikern. Ich bin impulsiv, ich bin gefühlsbetont, ich bin im Grund meines Herzens ein fauler Sack, der sich aber bemüht seiner Welt dies nicht zu zeigen. Was aber hilft dem faulen Sack, eine jederzeit zu bewältigende Anzahl von Aufgaben parat zu haben, ohne das Gefühl der absoluten Verlorenheit sein eigen zu nennen?

Er benötigt:
Dickes liniertes DIN A4 Notizbuch (nein, es muss kein Moleskine sein. Die sind teuer und teilweise schäbig verarbeitet), ein gutes Schreibwerkzeug, hin und wieder einen Computer, einen Internetzugang (hin und wieder), einen Account bei RememberTheMilk.com. Das war es auch schon.

Er macht damit folgendes:
Bei RTM wird eine Liste angelegt, in die einfach alle offenen Aufgaben eingetragen werden. Ohne Termin, ohne Prio, ohne Kontext. Einfach nur die Aufgabe rein, ggf. mit Notizen.
Am Anfang der Woche schreibt der faule Sack nun links oben in seinem Notizbuch die aktuelle Kalenderwoche hinein.
Dann nimmt er die Liste (die auch ausgedruckt vorliegen kann) und schaut sie sich an. Von hinten nach vorne. Wenn eine Aufgabe förmlich bettelt, sie würde gerne erledigt werden, schreibt er sie in das Notizbuch, in das er gerade die neue KW festgehalten hat. Die Aufgabe wird nun aus RTM gelöscht, bzw. auf erledigt gesetzt. Sie ist in dieser Liste nicht mehr nötig.
Das macht der faule Sack nun so lange, bis er eine ihm genehme Liste von Aufgaben zusammen hat, die er in einer Arbeitswoche erledigen kann. Achtung: Wir neigen zur Selbstüberschätzung! Weniger ist oft mehr!

Ist die Liste nun gefüllt, ziehe ich nun eine dicke Linie unter die Liste. Für diese KW kommt dort nichts mehr aus der aktuellen Liste hin! (Ja, es gibt Aufgaben, die müssen zwischendurch erledigt werden, weil der Chef es möchte. Die schreibe ich dann unter die Linie und versehe sie mit einem Sternchen.)
Schaffe ich eine Aufgabe nicht, übertrage ich sie in die nächste KW und markiere sie als rückständige Aufgabe. Wenn eine Aufgabe zweimal aufgeschoben wird, frage ich mich nach dem Sinn der Aufgabe und schmeiße sie ggf. komplett raus.

Das ist es in etwa, was ich mache um weiterhin ein fauler Sack zu sein, der nicht auffallen möchte. Ich möchte nicht von Produktivität reden, die ich in jedem Fall steigern muss. Alles Quatsch. Es gibt Aufgaben, die abgearbeitet werden und Aufgaben die halt liegen bleiben. Bei vielen Dinge ist der Zeitpunkt egal. Andere sind angeblich super dringend. Aber nur, weil andere das meinen.
Natürlich muss ich nebenher noch einen Terminkalender führen, für all die unnützen Meetings, an denen man teilnehmen muss / sollte.

Mehr mache ich nicht. Es ist eine Mischung aus Kanban, Autofokus und GTD, wenn man so will. Für mich ist es die Quintessenz aus meiner Erfahrung, die ich ganz alleine für mich gemacht habe. Für andere Menschen mit anderen Aufgaben und Aufnahmefähigkeiten, mag es ganz andere Vorgehensweisen gaben. Dies ist meine.


Bis zur nächsten Änderung. Viel Spaß, ihr faulen Säcke da draußen.  ;)
Re:GTD - The struggle within - Die Lösung mittendrinn...
Antwort #1: März 24, 2010, 13:43:02
Punkt  ;D

Wo das Chaos auf die Ordnung trifft, gewinnt meist das Chaos, weil es besser organisiert ist.

Irgendwo aufgeschnappt  ???

Jochen
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Wenn Du es eilig hast, gehe langsam.
Re:GTD - The struggle within - Die Lösung mittendrinn...
Antwort #2: März 24, 2010, 14:09:10
Wo das Chaos auf die Ordnung trifft, gewinnt meist das Chaos, weil es besser organisiert ist.
Ja, das würde ich auch so sehen. Vielleicht stimmt aber auch, dass es mehr Chaos als Ordnung gibt. Da ist der Nachschub einfach größer...
Re:GTD - The struggle within - Die Lösung mittendrinn...
Antwort #3: März 24, 2010, 14:21:07
Ich muss sagen, dass ich Omnifocus zunehmend nutze, auch wenn ich sehe, dass die meisten Tasks bei mir rot sind, da wie Du schon sagst man sich meistens selbst überschätzt hinsichtlich terminlicher Erledigung.
Ich habe da verschiedene Ordner mit verschiedenen Themen - auch Projekte - und so alles gut im täglichen Blick.
Und hilfreich ist die Möglichkeit in die Vergangenheit - auch bei erledigten Tasks - zu blicken wegen -> da war doch was ???

Jochen
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Wenn Du es eilig hast, gehe langsam.

Florian

  • Defender of the Crown
Re:GTD - The struggle within - Die Lösung mittendrinn...
Antwort #4: März 24, 2010, 18:55:24
Vorneweg: An mein Herz, Kamerad!  :D

Es ging ja darum, die Aufgaben so einzuteilen, dass sie irgendwie nicht mehr so erschlagend wirken, und eben nicht darum, ein System um des Systems Willen am Leben zu erhalten. Ich will ehrlich sein. Ich habe meinen Ansatz rund 20 Mal geändert.

Oh, schon wieder ist einer meiner gemeinten Rekorde keiner mehr. ;)


Zitat
Heute weiß ich, GTD ist für Leute, die sich mit Listen identifizieren. Das ist keinesfalls eine Herabwürdigung der Menschen, die sich eindringlich mit dem System beschäftigen und vortreffliche Ergebnisse erzielen.

Sehe ich (noch?) nicht so. Gerade denen, die recht frei denken und chaotisch sind, tut eine Liste oft gut.
Was einfach den meisten fehlt, ist eben der echte David Allen, der mal vorbeischaut und sagt, welche Ordner wie wohin und überhaupt. So ein Guru macht das Leben einfacher. Punkt.
Oft ist's auch die eigene Mutter, die machen das meistens rigoros und kostenlos.  ;D

Sich aus Büchern eine Langzeitmotivation für ein geändertes Verhalten zu ziehen halte ich generell nur für ganz wenige Menschen möglich. Wenn man etwas nicht machen will, nutzt die Liste nichts, sie steht da nur als Mahnmal.
„Es geht ja nicht darum, dass ich meine Listen nicht pflege! Ich tue nur nie, was drauf steht!“ las ich mal irgendwo.

Zitat
ich bin im Grund meines Herzens ein fauler Sack, der sich aber bemüht seiner Welt dies nicht zu zeigen.

Ich auch! Lass und gemeinsam kämpfen. Ich mache die Liste und Du arbeitest sie ab! ;)


Aber jetzt mal ernsthaft. Du hast mit allem recht! Man kann ewig nach dem perfekten System suchen, es ist die derzeit mit beliebteste Form des Verschieben und Verzögern. Prokrastination nennt man das ja mittlerweile. In Extremformen würde ich das als Symptom einer psychischen Erkrankung sehen, aber kennen tun wir es ja fast alle.
Heutzutage werden wir auch andauernd abgelenkt, und lenken uns ab. Und dann die Prioritätssetzung… Die wird heute oft vollständig auf den Untergebenen abgewälzt, doch er hat oft gar nicht die Informationen, um das wirklich zu entscheiden. Aber muss ich wirklich jede Aufgabe priotisieren, zuordnen, einsortieren? So ein System verführt natürlich irgendwie dazu, v.a. weil gerade GTD ja einen absoluten Anspruch und das Versprechen der Verbesserung des Lebens in sich trägt.

Ich nutze ja Things und bin dabei geblieben, weil ich nicht noch mal umsatteln wollte. Es ist „gut genug“ für mich. Hefte und Zettel lehne ich ab, mal knickt was um, man lässt es liegen, die Zettel fliegen weg…
So nutze ich nur noch ein (billiges) A6-Notizbuch, einfach weil es schneller ist als mein iPhone und einen versenkbaren Tintenroller, weil Kappen immer weg sind, wenn man's eilig hat und Kulis mein Schriftbild versauen. Ein Clip zum Anhängen ist ein Muss. So ist alles immer dabei, jederzeit können die Ideen einschlagen. 

Tja, Tags und Contexts. Ich sortiere schon noch bisschen, aber wann nutzt man es wirklich? Ehrlich gesagt weiß ich schon so noch, welche Aufgabe  wo und zu wem hingehört.
Für Archive ist das was anderes und nie, nie, nie würde ich auf mein Mailtags verzichten wollen, auch wenn es mich an Mail.app bindet.

Ich sage mal das iPhone mit iCal und Things möchte ich auch nicht mehr missen. Aber es ginge sicher auch ohne.

Einmal die Woche muss (!) ausgemistet werden. Egal welches System. Leichen raus und großzügig wegschmeißen. Ich schmeiße mittlerweile so viel weg, und viele Emails beantworte ich auch nicht mehr… ohne negativen Folgen bisher. Gut, in Facebook-Deutsch habe ich natürlich jetzt weniger Freunde.

Ach ja, und Facebook und Konsorten können mir sowieso gestohlen bleiben. Das sind solche Zeitdiebe, man glaubt es gar nicht.


Thyrfing, Respekt und Glückwunsch, Du scheinst den passenden Weg für Dich gefunden zu haben.

mathias

  • Trompeten statt Raketen!
Re:GTD - The struggle within - Die Lösung mittendrinn...
Antwort #5: März 24, 2010, 19:02:48
Wo das Chaos auf die Ordnung trifft, gewinnt meist das Chaos, weil es besser organisiert ist.
Wie wahr. Ordnung ist eben kein natürlicher Zustand. Diese Erfahrung macht man spätesten, wenn man Kinder hat....
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"Gestern ist mir die Milch runtergefallen. Die war nicht mehr haltbar!"
Re:GTD - The struggle within - Die Lösung mittendrinn...
Antwort #6: März 27, 2010, 13:15:36
Nachtrag zum ersten Beitrag: Die Notizen und die Ablage.

Ich schrieb ja, ich benutze ein DIN A4 Notizbuch. Das ist nicht ganz korrekt ausgedrückt. In einem Notizbuch, in dem die Blätter fest verlötet sind, bekomme ich seltsamerweise irgendwann Klaustrophobie und traue meinem System nicht mehr über den Weg. Ein Ringordner (mit 2 Löchern) kommt aber auch nicht in Frage. Dort könnte man zwar die Blätter hin und her schieben, die Dinger sind aber klobig, hässlich und vollkommen unhandlich. Die Lösung, die ich für die Erfassung von meinen Arbeitslisten und Notizen gefunden habe, ist zwar nicht gerade die günstigste, aber die für absolut perfekte zum Arbeiten. Ich benutze das Atoma System. Fliegende Blätter, die von Aluminiumringen am Wegfliegen gehindert werden. Mein System erwarb ich bei Manufactum. Ich sagte ja, nicht die günstigste Variante, aber eben die für mich beste Lösung. Zumal meine Frau mir noch den Locher schenkte, der, nun, etwas kostspielig ist.

Die Seiten sind beliebig austauschbar, selbst DIN A5 kann in dem DIN A4 Buch aufgenommen werden, ohne dass die gesamte Funktion beeinträchtigt würde. Für Besprechungen nehme ich die Vorlagen "Cornell Notes". Diese sind in einer perfekten Aufteilung für Notizen während der Besprechung und Zusatzinformationen, die ich mir nach der Besprechung dort noch notiere, sowie eine Zusammenfassung der Ergebnisse / Gedanken zum Thema. Dazu noch ein paar linierte und karierte Blätter. Die linierten Blätter benutze ich für meine Listen und Notizen zwischendurch. Auf den karierten Seiten finden sich oftmals kurze Mindmaps oder Flowcharts wieder, die mir gerade eingefallen sind. Jede Seite erhält ein Datum und ein Thema. Außerdem notiere ich am Rand, ob ich die Idee noch wertvoll ist und benötigt wird, oder ob ich sie bereits irgendwo eingebaut habe. Blätter, deren Informationen "verbraucht" sind, wandern in eine Art Mappei/Classei Ablage. Dort sind Sammeltaschen mit den Monaten des Jahres beschriftet und am Ende eine dicke Sammelmappe mit dem Jahr beschriftet.

Am Ende eines jeden Monats schaue ich alle vergangenen Notizen durch und sortiere sie dann in das Monatsarchiv. Am Ende des Jahres wandern alle gebündelt und nach Monaten sortiert in die dicke Mappe und damit in die große Archivbox. Somit habe ich alle Informationen nach Zeitraum jederzeit vorliegen. Ich habe es einmal mit der A-Z Ablage versucht. Das ist Mist. Ich erinnere mich besser daran, wann ich etwas ungefähr bearbeitet habe, als an all die Schlagwörter, zu denen ich es abgelegt haben könnte. Außerdem gibt es genügend Hinweise, entweder im Kalender oder von anderen Kollegen, was wann gerade akut war.

So, das ist meine Ablage für Notizen. Alles andere liegt meistens eh in digitaler Form vor. Deswegen gibt es selbstverständlich noch ein digitales Archiv. Äh, eigentlich zwei. Eins in Outlook und eins im Windows Explorer. An Windows komme ich in der Firma nicht vorbei, sonst hätte sofort DEVONThink eingesetzt. Es gibt leider nichts ähnlich einfaches und funktionierendes unter Windows.

Notizen, die ich mir unterwegs mache, werden übrigens im Taschenbegleiter erfasst. Ein DIN A5 System habe ich mir gegönnt. Er ersetzt mir komplett meine Geldbörse, die Brieftasche, Telefontasche, Taschenkalender und Unterwegs-Notizbuch.

Ich habe mein "Persönliches Managementsystem" nun ausgiebig beschrieben. Jetzt seid ihr an der Reihe ;-) Her mit den wilden Ansätzen und Umsetzungen! Ich bin gespannt.

Florian

  • Defender of the Crown
Re:GTD - The struggle within - Die Lösung mittendrinn...
Antwort #7: März 27, 2010, 13:57:12
Diese Atoma-Binder wollte ich auch schon mal probieren, aber der Bindemechanismus hat mich (neben dem Preis) abgeschreckt. Ist das nicht recht fummelig und v.a., reißen die Blätter dabei ein auf Dauer beziehungsweise leiern die Löcher aus?
Die Abbildungen des Vorgangs auf manufactum lassen mich zu diesen Fragen kommen.
Re:GTD - The struggle within - Die Lösung mittendrinn...
Antwort #8: März 27, 2010, 14:00:46
Nö, habe ich noch nicht gehabt. Meine Atoma besitze ich seit knapp 3 Jahren. Es kann mal vorkommen, dass sich beim Blättern ein "Zippel" verhakt, aber das ist bisher alles nicht problematisch gewesen.

Aber man muss sich natürlich an ein etwas anderes Handling, als bei einem gebundenen Notizbuch oder einem Ordner, gewöhnen. Alles in allem sind die Dinger stabil und das Manufactum Papier ist klasse (Ich schreibe viel mit Tinte.).
Re:GTD - The struggle within - Die Lösung mittendrinn...
Antwort #9: März 27, 2010, 14:29:31
Es kann mal vorkommen, dass sich beim Blättern ein "Zippel" verhakt, aber das ist bisher alles nicht problematisch gewesen.

Du legst Deine Porno-Magazine so ab?  ;D :-X
_______
Complete liberty of contradicting and disproving our opinion, is the very condition which justifies us in assuming its truth for purposes of action; and on no other terms can a being with human faculties have any rational assurance of being right. (John Stuart Mill - On Liberty)
Re:GTD - The struggle within - Die Lösung mittendrinn...
Antwort #10: März 27, 2010, 14:46:54
Es kann mal vorkommen, dass sich beim Blättern ein "Zippel" verhakt, aber das ist bisher alles nicht problematisch gewesen.

Du legst Deine Porno-Magazine so ab?  ;D :-X

Nene, die ziehe ich immer in einem Bollerwagen hinter mir her. Man weiß ja nie, wann man sie benötigt.

Florian

  • Defender of the Crown
Re:GTD - The struggle within - Die Lösung mittendrinn...
Antwort #11: März 27, 2010, 15:23:09
Nene, die ziehe ich immer in einem Bollerwagen hinter mir her. Man weiß ja nie, wann man sie benötigt.

Wie anstrengend. Kauf Dir endlich ein iPornPhone.

Okay, vielleicht probiere ich diese Blocks mal aus, auch wenn der Preis (der Locher! Ja, sag a mal des gibt’s do net.) an Wucher grenzt. Anders als oben skizziert, benutze ich natürlich schon auch noch größere Formate als A6. ;) Nur nicht für meine persönlichen Chaosordnungsversuchsanordnungen.
Re:GTD - The struggle within - Die Lösung mittendrinn...
Antwort #12: März 27, 2010, 15:57:34
Ich habe mein "Persönliches Managementsystem" nun ausgiebig beschrieben. Jetzt seid ihr an der Reihe ;-) Her mit den wilden Ansätzen und Umsetzungen! Ich bin gespannt.

1) Time System, schon sein ca. 20 Jahren
2) Omnifocus

Jochen

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Wenn Du es eilig hast, gehe langsam.
Re:GTD - The struggle within - Die Lösung mittendrinn...
Antwort #13: März 27, 2010, 16:12:43
Time System, schon sein ca. 20 Jahren

Yep, so eins bevölkert auch seit Jahren mein Pult. Und bleibt doch immer weitgehend leer. Mein wichtigster und bester Terminplaner und Organisator ist immer noch der da:  8)


(Bild geklaut auf: http://www.revelation-of-silence.com/2009/11/)
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Complete liberty of contradicting and disproving our opinion, is the very condition which justifies us in assuming its truth for purposes of action; and on no other terms can a being with human faculties have any rational assurance of being right. (John Stuart Mill - On Liberty)
Re:GTD - The struggle within - Die Lösung mittendrinn...
Antwort #14: März 27, 2010, 16:17:37
1) Time System, schon sein ca. 20 Jahren
Jochen

Genau damit habe ich eine totale Bauchlandung gemacht. Habe so einen über ein Jahr in Gebrauch gehabt, aber bin nicht weit gekommen. Hatte das A5-System von Tempus, bin aber niemals mit den Formularen und dem Kalender zurechtgekommen. Keine Ahnung warum.