Brainstorming erbeten zu Datenbank für umfangreichere Prüfaufgabe

[Jochen]

Evtl bekomme ich hier auch Tipps 

Werde demnächst ein grösseres Projekt starten.
40 Prüflinge werden verschiedenen Prüfungen unterworfen.
Pro Prüfling werden mehr oder weniger die gleichen Prüfschritte durchgeführt.
Bei jedem Prüfschritt werden Prüfprotokolle erstellt.
3 bis 10 Prüfprotokolle.
Das jeweils erste Protokoll (Deckblatt) pro Prüfschritt wird in der Regel vom Prüflabor, Kunde, Gutachter unterschrieben.
Die Prüfprotokolle bestehen aus Text, Messwerten, Fotos usw, teilweise sind auch externe Protokolle mit einzubinden.
Es kann aber sein, dass bei Prüfling 3 und Prüfschritt 5 vier Prüfprotokolle erstellt werden, dagegen bei Prüfling 6 und Prüfschritt 5 sieben Protokolle.
Was ähnliches hatte ich schon mal vor 2 Jahren gemacht, allerdings mit nur 4 Prüflingen.
Das war schon ein Haufen Papierarbeit ohne DB.

Möchte nun bei den 40 Prüflingen das datenbankmässig (ACCESS) abfahren. Die Erstellung der DB würde dann ein Programmierer für mich erledigen.

Wer hat so was schon mal gemacht und könnte da Tipps geben oder hat einen ganz anderen unkonventionellen Lösungsansatz.

Details gerne bei Nachfrage.

Und Danke 

Jochen

[Thyrfing]

a) Access ist keine Datenbank, sondern ein Elend. Mach damit ja keine größeren Aufgaben.
b) Muss es Windows sein?
c) Arbeitet ihr mit SAP?
d) Gibt es vorgelagerte und nachgelagerte Prozesse, die Einfluss haben?

[Jochen]

a) Access ist keine Datenbank, sondern ein Elend. Mach damit ja keine größeren Aufgaben.

Derzeit bin ich auf das Elend angewiesen. Der Programmierer hat auch schon zweifelnd geschaut, und der ist sehr gut. Alternative

b) Muss es Windows sein?

Das ist bei uns halt so  Wir sind schließlich ein WELTKONZERN 

c) Arbeitet ihr mit SAP?

Ja, wieso, Das ist bei uns halt so  Wir sind schließlich ein WELTKONZERN 

d) Gibt es vorgelagerte und nachgelagerte Prozesse, die Einfluss haben?

Nein, die Prüflinge kommen, Eingangskontrolle und dann geht es ans prüfen bis alle Ergebnisse protokolliert sind, Prüfungen dauern ca. 9 - 12 Monate, je nach Prüfbedingungen.

Jochen

[iwo]

Bei mir hat sich eine banale Datenbank (Bibliothek) alleine durch Updaten um zwei Versionen (jeweils bei Erscheinen neuer Versionen) eliminiert. Access, mir graut vor dir... Aber mach das mal einem Admin klar.

[Thyrfing]

a) Access ist keine Datenbank, sondern ein Elend. Mach damit ja keine größeren Aufgaben.

Derzeit bin ich auf das Elend angewiesen. Der Programmierer hat auch schon zweifelnd geschaut, und der ist sehr gut. Alternative

b) Muss es Windows sein?

Das ist bei uns halt so  Wir sind schließlich ein WELTKONZERN 

c) Arbeitet ihr mit SAP?

Ja, wieso, Das ist bei uns halt so  Wir sind schließlich ein WELTKONZERN 

d) Gibt es vorgelagerte und nachgelagerte Prozesse, die Einfluss haben?

Nein, die Prüflinge kommen, Eingangskontrolle und dann geht es ans prüfen bis alle Ergebnisse protokolliert sind, Prüfungen dauern ca. 9 - 12 Monate, je nach Prüfbedingungen.

Jochen

Ich habe nicht gefragt, weil ich gehässig bin, sondern weil ich mich ein klein wenig mit so einer Materie auskenne. SAP bietet dir, je nach Einstellungen, bereits alle Möglichkeiten die du benötigst.
An SAP Objekte (Prüflose, WE-Belege, Q-Meldungen, Serialnummer etc...) können Dokumente "gehangen", heißt verknüpft werden. Wenn euer DVS (Dokumenten Verwaltungssystem) eingerichtet ist, kannst du dort bequem alle deine Dokumente zum jeweiligen Objekt ablegen. Wenn ihr IXOS als Ablageserver benutzt, sogar archivierungskonform.

Hört sich jetzt evtl. einfach an, aber wenn das Customizing SAP nicht eingerichtet ist, vor allem an den entscheidenden Stellen, wird es natürlich schwer. Aber Prüfergebnisse gehören nunmal an das Prüflos...

[Thyrfing]

Hier noch eine kleine Freeware, sozusagen das DEVONthink unter Windows, wenn man das so sagen möchte. Auch hier kannst du verschiedenste Dateitypen abgelegen und später finden.

Scribble Papers

[Jochen]

Vermutlich war ich bei der Beschreibung der Aufgabe zu unpräzise. Es geht nicht um die reine Verwaltung der Prüfprotokolle, sondern auch um die Erzeugung derselben, sowie um das Ausfüllen der Prüfprotokolle mit
Text, Fotos, Messergebnissen.
Die Prüfprotokolle sind im Kopfbereich immer gleich vom Layout, obwohl da auch immer unterschiedliche Infos stehen.
Ein screenshot verdeutlicht dies eventuell besser.

Farblich gleiche Prüfprotokolle soll bedeuten, dass diese Protokolle gleich aussehen.
Bei den Prüflingen 1 bis 40 werden die gleichen Prüfschritte und Messungen ausgeführt. Es ist jedoch so dass bei anderen Prüflingen ander Prüfschritte und Messungen ausgeführt werden so dass dann das Prüfprotokoll anders aussieht.

Jochen

[Thyrfing]

Ja, das machen wir mit SAP Prüfplänen. Du hast immer gleiche Pläne, wenn du da so willst und da wo du zusätzliche / abweichende Prüfungen hast, kannst du entweder mit Stammprüfmerkmalen arbeiten, oder für jeden Prüfling einen genau passenden Plan anlegen.
Dort kannst du Texte erfassen, Merkmale mit allen Attributen vorgeben und später an eine Q-Meldung deine Dokumente hängen.

[Jochen]

Ja, das machen wir mit SAP Prüfplänen. Du hast immer gleiche Pläne, wenn du da so willst und da wo du zusätzliche / abweichende Prüfungen hast, kannst du entweder mit Stammprüfmerkmalen arbeiten, oder für jeden Prüfling einen genau passenden Plan anlegen.
Dort kannst du Texte erfassen, Merkmale mit allen Attributen vorgeben und später an eine Q-Meldung deine Dokumente hängen.

Über SAP wird doch immer so geschimpft wie auch über ACCESS 

Aber ich bin für alles offen.

Man müsste virtuell zusammenkommen, ich könnte da ein paar .pdf's schicken oder hast Du da einen SAP Ansprechpartner ?

Ich bin mit DA schon intensiv im Internet unterwegs. und suche intensiv nach
Dokumentenmanagement, Formulare, Software, Messdaten, Prüflabor, QUALITÄTSMANAGENENT 

Werde morgen mal ein wenig Brainstorming in der Firma machen.

Der Knackpunkt ist das in manchen Formularen immer ähnliche Sachen stehen, wie z.B. Messgeräte. Die könnte man über eine DB einbinden. Da müsste nur das Kalibrierdatum und die Niummer manuell eingeben werden. Es gibt jedoch Messungen die teilweise manuell erfolgen und manchmal auch elektronisch. Die müssen auch da eingebunden werden.

Jochen

[Thyrfing]

All das kann SAP. Messmittelverwaltung mit Kalibrierauftrag, Zuordnung der Messmittel zu einem spezifischen Prüfmerkmal usw...

Anbei mal stark vereinfacht der Belegfluss einer Prüfung über SAP.

Was stellst du dir unter einem SAP Ansprechpartner vor? Einen Berater?

[Jochen]

Ich werde mal SAP kontaktieren.

Ich weiss nur wie grauselig die elektronischen SAP Formulare bei uns in der Firma sind.

Jochen

[Thyrfing]

Nene, du denkst in die falsche Richtung. Trenne dich dabei von "Formularen" im herkömmlichen Sinne. Willkommen im digitalen Zeitalter.

Wo arbeitest du noch? Customizing und Einstellungen kann ich auch machen plus Prozess- und Dokumentenmanagement.

[Jochen]

Wo arbeitest du noch? Customizing und Einstellungen kann ich auch machen plus Prozess- und Dokumentenmanagement.

Nun mal Butter bei die Fische  oder was sagt man im Ruhrgebiet.
Mein Vorschlag.

Ich schicke Dir mal ein paar .pdf's von vorhandenen Prüfprotokollen und du schaust mal ob das mit SAP vernünftig realisierbar ist.

Jochen

[Thyrfing]

Mach das Ich schicke dir per PN meine Büro E-Mailadresse. Dann habe ich die Daten an der richtigen Stelle.